Jak usprawnić przepływ informacji w Twojej organizacji

Jak usprawnić przepływ informacji w organizacji

autor: Krzysztof Kryger

 

Sprawny i bezpieczny przepływ informacji jest kluczowy w kontekście skutecznego działania całego przedsiębiorstwa oraz poszczególnych jego działów. To czynnik, który wpływa na poczucie zaangażowania i przynależności każdego z pracowników do jego zadań oraz do miejsca pracy. Ma on także przełożenie na sukces lub porażkę prowadzonego biznesu lub projektu. Usprawnienie przepływu informacji stanowi szansę na optymalizację: procesów, mocy przerobowych w firmie, obsługi klientów i kooperantów, a także kosztów (w tym również uniknięcie ryzyka powstania dodatkowych zobowiązań finansowych dla przedsiębiorstwa).

Proces ten można podzielić na dwa segmenty: komunikację (m.in. pomiędzy członkami organizacji) oraz współpracę pracowników w obrębie tych samych projektów, zadań i dokumentów. Chociaż może wydawać się, że te dwa aspekty to praktycznie to samo, to istnieje między nimi subtelna różnica. Połączenie ze sobą sprawnej i bezproblemowej komunikacji oraz współpracy jest jednak znaczące w kontekście właściwego działania całego przedsiębiorstwa. 

Komunikacja w zespole

Sprawny proces komunikacji w organizacji to przede wszystkim doprowadzenie do tego, że pracownicy wiedzą o wszystkim, co się dzieje w firmie i co jest dla nich kluczowe. Dbając o komunikację wewnątrz unikamy ryzyka zaistnienia sytuacji, w której kluczowa wiadomość na temat przedsiębiorstwa dotarłaby do członków zespołu zbyt późno lub wręcz po fakcie. Daje to również kontrolę kadrze zarządzającej nad danymi, które wychodzą do zespołu oraz uniknięcie (lub zmniejszenie ryzyka) powstawania nieprawdziwych informacji, które mogłyby zaburzyć codzienną pracę.

Narzędzia do komunikacji w organizacji

Narzędzia, na jakie firma może się zdecydować, chcąc usprawnić komunikację, mogą być różne. Skuteczne, chociaż nie zawsze łatwe i możliwe do wdrożenia, mogą być np. regularne spotkania zarządu z całą załogą. To rozwiązanie, które sprawdzi się w przypadku mniejszych zespołów,  które nie są rozproszone geograficznie. Na szczęście postęp technologii zostawił swój ślad w tej dziedzinie, dzięki czemu powstał szereg narzędzi, które doskonale sprawdzają się w biznesie (zarówno mniejszym, jak i większym) na co dzień:

  • Wewnętrzny newsletter firmowy

Regularna wysyłka newslettera pomoże łatwo i tanio zadbać o dystrybucję wiedzy na bieżące tematy związane z firmą, z którymi pracownicy powinni być zaznajomieni. Ponadto, daje możliwość stworzenia odrębnych list adresatów, do których mogą być przyporządkowani pracownicy w zależności od pełnionej funkcji lub działu, w którym pracują. Newsletter jest skutecznym narzędziem komunikacji, jednak jego wadą może być formalność. Aby zachęcić (lub: nie zniechęcić) pracowników do otwarcia i zapoznania się z przesłanymi informacjami, osoby odpowiedzialne za jego wysyłkę muszą stale pracować nad atrakcyjnością formy przekazu. Zwykła “ściana tekstu” w tym przypadku to będzie znacznie za mało, aby cel osiągnąć. Brak pracy nad odpowiednią formą może skutkować niedoinformowanym pracownikiem w istotnym dla niego temacie.

  • Firmowy intranet

Firmowy intranet również należy do narzędzi, które umożliwiają łatwy i szybki przepływ informacji w organizacji. Zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń powinno skutecznie zabezpieczyć sieć oraz przekazywane przez nią wiadomości pomiędzy poszczególnymi pracownikami i działami, nawet jeśli fizycznie nie znajdują się w firmie. Poszczególni członkowie organizacji mogą wykorzystywać go do publikowania najważniejszych wiadomości, które są istotne dla większej liczby pracowników. Podobne możliwości może dać wykorzystanie rozwiązania chmury oraz komunikatorów (np. Office 365 razem z Microsoft Teams). Dzięki temu członkowie organizacji mogą jednocześnie sprawnie się komunikować oraz współpracować dzięki dokumentom tworzonym w chmurze, które udostępniają między sobą lub w obrębie całych zespołów.

  • Komunikator

To powszechne rozwiązanie, które łatwo i z niewielkim nakładem finansowym można wdrożyć w swojej organizacji. Rynek oferuje wiele programów i aplikacji do komunikacji, które sprawdzą się w codziennym funkcjonowaniu firmy. Do najpopularniejszych rozwiązań w tym zakresie należy m.in. Microsoft Teams. Programy tego typu ułatwiają komunikację na linii: zarząd-pracownicy, w poszczególnych zespołach, a także pomiędzy pojedynczymi pracownikami. Komunikatory umożliwiają użytkownikom: przesyłanie plików, konwersacje (w tym także grupowe i głosowe/wideo), jak również tworzenie dedykowanych grup i kanałów. Skorzystanie z ostatniej z funkcjonalności pozwoli np. na stworzenie kanałów komunikacji ogólnofirmowej/działowej lub dedykowanej konkretnym zagadnieniom/projektom. Łatwy wgląd we wcześniej publikowane wiadomości, możliwość wyszukiwania informacji z poprzednich wiadomości, możliwość oznaczania konkretnych użytkowników oraz wersje mobilne i odpowiednie powiadomienia (w wersji desktopowej i dedykowanej urządzeniom mobilnym) to kolejne argumenty przemawiające za stosowaniem takiego narzędzia w codziennym działaniu przedsiębiorstwa. To usprawnienie w przepływie informacji nie tylko z zespołem w siedzibie firmy, ale także z osobami, które pracują w modelu zdalnym lub hybrydowym.

  • Media społecznościowe

W procesie komunikacji wewnątrz firmy można skorzystać z możliwości, jakie oferują media społecznościowe (np. Facebook). Założenie prywatnej lub ukrytej grupy pozwoli na zgromadzenie pracowników praktycznie bezpłatnie, ponieważ stworzenie konta prywatnego oraz grupy w social mediach nic nie kosztuje. Nie stanowi to jednak optymalnego rozwiązania. Ponadto, istnieją tu pewne zagrożenia, związane z wyborem tej formy komunikacji, takie jak m.in.:

  • Mniejsza możliwość prowadzenia uporządkowanej komunikacji, przez co może ona być chaotyczna. Skutkiem może być negatywny wpływ na efektywność pracy w firmie;
  • Niechęć pracowników do łączenia swojej prywatnej sfery życia z zawodową (większość osób używa mediów społecznościowych przede wszystkim w celach osobistych) lub (w przypadku m. in. starszego pokolenia i osób, które nie angażują się w tego typu działania) praktycznie wymuszenie założenia swojego profilu;
  • Ryzyko wycieku danych.

Przepływ dokumentów w firmie

Szybki przepływ dokumentów jest istotny szczególnie w przypadku organizacji, w których dany dokument lub zadanie wymaga zaangażowania kilku działów, przy czym ich kolejność jest z góry określona. Wówczas właściwy i szybki workflow przekłada się na: powodzenie prowadzonego projektu, sprawne działanie całego przedsiębiorstwa oraz osiąganie wyznaczonych celów. Zadbanie o właściwe procedury i narzędzia może realnie przełożyć się na lepszą organizację zadań poszczególnych pracowników lub całych zespołów. Wdrożenie usprawnień w dziedzinie współpracy w projektach i jednoczesnej pracy nad tymi samymi dokumentami, to po prostu automatyzacja procesów biznesowych. Dzięki temu wszystkie istotne zadania oraz informacje są przekazywane pomiędzy pracownikami sprawnie i bezproblemowo. Przekłada się to na szereg korzyści dla firmy, w tym na: optymalizację kosztów, krótszy czas realizacji projektów i większą efektywność działania całego przedsiębiorstwa.

Ostatnie lata to coraz większy wzrost cyfryzacji procesów biznesowych. Ma to swoje plusy i minusy. Dzięki automatyzacji procesów, na znaczeniu zyskują dokumenty w postaci elektronicznej, a ich obieg może odbywać się w pełni w obrębie używanych systemów komputerowych. Nie jest więc konieczne drukowanie każdego, pojedynczego dokumentu tylko po to, żeby zaraz trafił do kolejnej osoby. Wszystko odbywa się w dedykowanych programach, a ryzyko zgubienia się ważnej faktury pomiędzy stosem innych dokumentów maleje. Połączenie takiego rozwiązania z technologią chmury uwalnia też pracownika, bo umożliwia sprawną komunikację i współpracę bez obecności całego zespołu w tym samym pomieszczeniu.

Poza szeregiem zalet, workflow cechuje się również jedną kluczową wadą: zawęża obszar działania pracownika. W konsekwencji niekoniecznie widzi on znaczenie swoich zadań w kontekście całego procesu lub funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.

Najprostszym rozwiązaniem, które umożliwi sprawną współpracę kolejnych pracowników i działów,  jest skorzystanie z chmury do obiegu, przechowywania, a także tworzenia dokumentów. Jest to idealne narzędzie do współpracy w zespołach projektowych. Dostępne na rynku rozwiązania, takie jak np. Office365 firmy Microsoft, przenoszą wszystkie niezbędne w codziennej pracy programy do chmury. Licencja jest przypisana do konta użytkownika w chmurze i tam też są przechowywane wszystkie dokumenty, nad którymi on pracuje. Dzięki temu pracownik może bez problemu mieć dostęp do podstawowych narzędzi bez względu na to, czy danego dnia pracuje z biura czy z domu. Będąc poza siedzibą firmy może z łatwością kontynuować pracę będąc, którą np. przerwał poprzedniego dnia. Takie rozwiązanie ułatwia i przyspiesza jego codzienne działania, a także jego współpracę z innymi. Dzięki dyskom, które są ulokowane w chmurze, przekazanie lub udostępnienie danego pliku koledze z zespołu projektowego ogranicza się już do pojedynczych kliknięć.

 

Wykorzystanie chmury do obiegu dokumentów to duże udogodnienie dla całego przedsiębiorstwa. Może pozytywnie wpłynąć nie tylko na pracę zespołów projektowych, ale także działu handlowego, produkcyjnego, księgowości czy sprzedaży. Jej zaletami są pewność i elastyczność, bo zakres stosowanego rozwiązania możesz na bieżąco adaptować do wielkości swojego przedsiębiorstwa.  

Dodatkowym atutem jest możliwość skorzystania z wyspecjalizowanej kadry, która nie tylko przeprowadzi proces wdrożenia w firmie takiego rozwiązania, ale także: dostarczy materiały szkoleniowe, które ułatwiają przyswojenie wprowadzonych zmian, a także pomoże w przeszkoleniu członków zespołu. Dzięki temu przejście organizacji do chmury praktycznie nie zaburza codziennej pracy, a ponadto jest: łatwe, szybkie i przyjemne!

Bezpieczny przepływ informacji w swojej organizacji

Z uwagi na przepływ danych, bezpieczeństwo sieci wewnętrznych to bezpieczeństwo całej organizacji. Nie korzystaj z oprogramowania, które pochodzi z niepewnego lub nieznanego źródła. Najlepszym rozwiązaniem jest stosowanie oprogramowania producenta. Da Ci to pewność, że Twoje dane są właściwie chronione. Duże przedsiębiorstwa produkujące oprogramowanie dla firm, takie jak np. Microsoft, mają nieporównywalnie lepsze i pewniejsze rozwiązania bezpieczeństwa w porównaniu z małymi, lokalnymi firmami. Nad bezpieczeństwem Twoich danych czuwa wówczas ogromny zespół najlepszych specjalistów z całego świata. Dodatkową zaletą jest zawsze aktualne oprogramowanie oraz jego zgodność z obowiązującymi przepisami i dyrektywami (w tym z RODO). 

Zadbaj też o bezpieczeństwo sieci wewnętrznej. Dopilnuj, aby osoby niepożądane nie miały do niej dostępu. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje dane są dobrze chronione, polecamy Ci zacząć od audytu IT. Przeprowadzony przez specjalistów audyt zweryfikuje stan sieci oraz stosowanych zabezpieczeń. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że stosowane rozwiązania są prawidłowe i wystarczające, a jeśli nie - efektem audytu będzie lista proponowanych usprawnień, które pomogą w poprawie bezpieczeństwa Twojej firmy.

 

Automatyzacja przepływu informacji w organizacji może w znacznym stopniu usprawnić działanie przedsiębiorstwa, a przez to przełożyć się na osiąganie lepszych wyników biznesowych. Połączenie tego procesu z właściwą komunikacją z pracownikami ułatwi przekazanie istoty poszczególnych zadań, a także odniesienie finalnego celu, na który przekładają się zadania wszystkich członków organizacji. Dzięki temu wszyscy pracownicy będą czuć wagę swoich obowiązków i swój udział w odnoszonych sukcesach.

 

 

 

 


Dlaczego outsourcing IT się opłaca?

Dlaczego outsourcing IT się opłaca?

autor: Krzysztof Kryger

Outsourcing IT: co to jest?

Outsourcing IT to wyprowadzenie zadań z zakresu obsługi informatycznej poza organizację. Zlecane są one podmiotom, które są wyspecjalizowane w zakresie świadczenia tego typu usług partnerom biznesowym. Outsourcing może obejmować wybrane zadania lub kompleksową obsługę firmy z zakresu usług informatycznych. Do najpopularniejszych zadań, jakie są zlecane w ramach outsourcingu IT, należą m.in. administrowanie siecią oraz serwerami przedsiębiorstwa, audyty IT, działania w ramach usprawniania infrastruktury informatycznej, usuwanie awarii, tworzenie i prowadzenie stron internetowych klientów.

Najpopularniejsze zadania, jakie może objąć outsourcing usług IT

Kiedy warto postawić na outsourcing IT w swojej organizacji?

Outsourcing usług IT stanowi trafne i skuteczne rozwiązanie w przypadku niewystarczających zasobów kadrowych w organizacji, bądź ich całkowitego braku. Dotyczy to nie tylko liczby specjalistów w firmie, ale także obszarów ich specjalizacji. W przypadku pojawienia się zadania, które byłoby niezgodne z umiejętnościami, jakie posiada zespół, współpraca z partnerem zewnętrznym może być w pełni efektywnym rozwiązaniem, które przyniesie liczne korzyści Twojej firmie.

Dlaczego outsourcing IT się opłaca?

Outsourcing daje korzyści pod wieloma względami, a wszystkie razem przekładają się na sprawnie działający biznes i efektywniejszą pracę całej organizacji. Zlecenie tak newralgicznego zakresu zadań pozwala przedsiębiorcy przede wszystkim na pełne skupienie się na kluczowych zadaniach, na których oparta jest działalność firmy oraz na jej rozwoju (generowanie większego udziału w rynku, rozwój produktu, tworzenie nowych miejsc pracy). Co jeszcze daje organizacji outsourcing zadań IT?

  • Outsourcing IT to redukcja kosztów w przedsiębiorstwie

Firma może wybrać różne strategie działania w celu obsługi procesów z zakresu IT. Jednym z rozwiązań jest podjęcie współpracy z podmiotem zewnętrznym w ramach outsourcingu. To rozwiązanie, które pozwala uzyskać pomoc specjalistów dopasowaną do bieżących potrzeb w organizacji. W ramach jednej umowy firma zyskuje wsparcie grupy specjalistów wyspecjalizowanych w określonych dziedzinach IT, przy czym koszt uzyskania wsparcia takiego zespołu zazwyczaj nie przekracza kosztu, jaki firma by poniosła w związku ze stworzeniem pojedynczego etatu specjalisty z dziedziny IT w swoich strukturach.

  • Profesjonalizm zespołu specjalistów w swoich dziedzinach, których umiejętności są poparte latami doświadczenia

Podejmując współpracę z podmiotem zewnętrznym, takim jak Global IT, zatrudniasz tak naprawdę zespół specjalistów, którzy przez lata budowali swoje doświadczenie po to, aby wykorzystać je w pracy dla Ciebie i Twojej firmy. To ogromny zasób wiedzy, umiejętności i praktyki połączony z w pełni profesjonalną obsługą klienta, czyli Ciebie! Możesz spać spokojnie wiedząc, że nad realizacją kluczowych dla Ciebie zadań czuwają osoby, które wiedzą co robią. 

  • Łatwość obsługi zlecanych zadań    

Zgłaszanie problemów czy też usprawnień do wprowadzenia ogranicza się do zwykłego telefonu lub e-maila, w którym opiekunowi Twojej firmy opiszesz sedno swojego zgłoszenia. Całą resztą zajmuje się już firma zewnętrzna, której zaufałeś decydując się na outsourcing usług IT! Po uzyskaniu od Ciebie wszystkich niezbędnych informacji, możesz już po prostu czekać na informację o rozwiązaniu problemu - mając świadomość, że Twoje sprawy są w dobrych rękach. Rozwiązanie problemu z systemem informatycznym lub stroną internetową, które sprowadza się do wykonania jednego telefonu lub wiadomości: dziecinnie proste, prawda?

  • Elastyczna oferta dopasowana do Twoich potrzeb

Zakres zadań, jakie mają być zlecone wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu, jest każdorazowo ustalany z klientem. Każda współpraca rozpoczynana jest od konsultacji ze specjalistą, podczas których ustalany jest zakres realizowanych zadań oraz kolejność ich wykonywania. W ten sposób usługa outsourcingu zawsze jest dostosowana do bieżącej sytuacji oraz potrzeb klienta.

  • Optymalizacja procesów, czyli większe zyski przedsiębiorstwa

Wprowadzanie kolejnych usprawnień procesów w organizacji przekłada się na coraz większą ich automatyzację, a w konsekwencji: optymalizację. Oznacza to generowanie coraz większych zysków dla przedsiębiorstwa, przy jednoczesnym ograniczaniu ponoszonych kosztów.

  • Transparentność działania

W Global IT oferujemy naszym partnerom możliwość uzyskania raportu z prowadzonych działań w każdym momencie. Dzięki temu nasi klienci mają możliwość stałego wglądu w postęp prowadzonych prac. Jest to też gwarancją bezpieczeństwa dla przedsiębiorstw naszych klientów. Wiesz na jakie działania przeznaczasz środki i jakie przynoszą Ci one skutki!

 

Bezawaryjnie działające systemy oraz strona internetowa w firmie stanowią podstawowy warunek właściwego działania całego biznesu i czynnik, od którego musimy zacząć, jeśli chcemy myśleć o rozwoju przedsiębiorstwa. Zlecenie zadań z zakresu IT zewnętrznemu podmiotowi pozwala na pozyskanie dla swojej organizacji zespołu doświadczonych specjalistów, bez tworzenia takiej ilości miejsc pracy. Korzystanie z zewnętrznego zespołu może być zarówno substytutem w przypadku braku wewnętrznego działu IT, jak również może stanowić wsparcie i rozszerzenie kompetencji dla specjalistów IT zatrudnionych w organizacji. To pomoc w pełni dopasowana do potrzeb Twojej firmy i przede wszystkim zapewnienie sprawnego jej działania. Korzystanie z zewnętrznych specjalistów w niczym nie ustępuje wewnętrznym działom IT w firmach, a w niektórych przypadkach jest nawet lepszym rozwiązaniem.