Migracja skrzynek pocztowych do Office365 krok po kroku i nowe możliwości dla firm!

autor: Patryk Ławniczak

Office365 jest zdalnym biurem ze wszystkimi podstawowymi narzędziami pracy, a więc: pocztą elektroniczną, arkuszami, dokumentami, prezentacjami itd.  Łączy w sobie wszystko to, co Microsoft stworzył na przestrzeni lat w służbie pracy biurowej i jeszcze więcej, bo producent rozszerzył to o kolejne możliwości. Użytecznymi nowościami są chociażby Microsoft Teams i dysk OneDrive. To więc już nie tylko narzędzia do tworzenia i edycji plików, ale także do komunikacja w obrębie organizacji, a także z osobami spoza niej. Chociaż producent przyzwyczaił nas do pakietu swoich programów, który był zakotwiczony w każdym z urządzeń z osobna, to czas i dynamika potrzeb użytkowników odcisnęły swoje piętno również tutaj.

Przez lata pracownik był ograniczony licencją przypisaną do komputera, na którym pakiet był zainstalowany, a wspólna praca - owszem była możliwa, ale nie w jednym czasie i wiązała się z przesyłaniem dokumentów bądź przekazywaniem ich z pomocą nośników danych. Od teraz licencje są przypisane użytkownikom, a zastosowane zmiany przysłużyły się płynności pracy zdalnej, a także współpracy w zespołach pracowników. To, czego użytkownik potrzebuje to dostęp do Internetu i dane do logowania na swoje konto w usłudze.

 

Skrzynki pocztowe firmy w Office365

Migracja skrzynek pocztowych firmy do Office365 to nie tylko dostęp do szeregu narzędzi, które są przydatne w codziennej pracy biurowej, bo rozszerzenie usługi o pakiet programów to tylko jedna z opcji, którą można, ale nie trzeba wybrać dla swojej organizacji. Najważniejszym jest wszystko to, co się dzieje w obrębie poczty elektronicznej. Przeniesienie jej do usługi Microsoft wiąże się z takimi korzyściami, jak:

  • Pojemność poczty elektronicznej użytkownika. W zależności od wybranej licencji, do dyspozycji użytkownika może być nawet 100GB w skrzynce elektronicznej!
  • Archiwizacja wiadomości w wersji online, a więc dostęp do wysłanych i otrzymanych wiadomości zawsze i wszędzie, bez konieczności fizycznego przechowywania ich na urządzeniu.
  • Analiza przepływu poczty i weryfikacja błędów. W Global IT wiemy, jak ważny jest pełen, niczym nie zachwiany przepływ informacji, dlatego szybko możemy zweryfikować przyczyny zakłóceń w procesie przesyłania wiadomości. Następnie wdrażamy odpowiednie działania, aby zapobiegać takim zdarzeniom w przyszłości.
  • Dostęp do serwera plików z każdego miejsca i urządzenia. Wszystko, czego użytkownik potrzebuje to dostęp do Internetu.
  • Wsparcie w koordynacji spotkań online dzięki Microsoft Teams. Podczas prowadzonych rozmów pracownicy z łatwością będą mogli udostępnić swoim rozmówcom pliki z prezentacją lub ofertą, a zespół bez problemu zaznaczy terminy ważnych spotkań we wspólnym kalendarzu i wyznaczy listę zadań, które są do zrealizowania.

 

Proces migracji krok po kroku

Na podstawie naszego doświadczenia możemy powiedzieć, że warunkiem koniecznym do poprawnego przeprowadzenia migracji poczty elektronicznej firmy do przestrzeni Microsoft (przy jednoczesnym zachowaniu płynności w funkcjonowaniu) jest właściwe przygotowanie całego procesu oraz dopasowanie go do potrzeb klienta. Dlatego opracowaliśmy model działania, który gwarantuje naszym partnerom niezachwiane i spokojne działanie przez cały czas naszych prac. Jak to wygląda?

 

Proces migracji skrzynek pocztowych w pigułce

Proces migracji skrzynek pocztowych do Office365 krok po kroku

Etap 1.: Zaplanowanie działań

Zanim jakiekolwiek działania zostaną wdrożone, najpierw konieczne jest dopasowanie procesu do potrzeb firmy, a więc określenie zakresu wdrożenia migracji. Na tym etapie planowane są także kolejne kroki wraz z wyznaczeniem czasu, jaki będzie potrzebny na przeniesienie danych.

Etap 2.: Przygotowanie środowiska

Przed przeniesieniem członków firmy wraz z danymi, na których na co dzień pracują do nowej przestrzeni, konieczne jest przygotowanie ich nowego środowiska pracy - tzw. tenantu, czyli panelu organizacyjnego. Tam zostaną też dodani użytkownicy, nadane im będą nazwy, adresy, a także skrzynki współdzielone. 

Etap 3.: Migracja

Po zakończeniu wcześniejszych działań i przygotowaniu zaplecza, czas na przenosiny. W tym etapie następuje przepięcie wpisów DNS, które odbija się już realnie na codziennej pracy użytkowników sieci. Właśnie dlatego ten etap zawsze jest planowany na końcową część tygodnia, tak aby wykorzystać czas, w którym użytkownicy nie pracują. Czas potrzebny na przyswojenie zmian przez serwery na świecie to 48 godzin.

Etap 4.: Wdrożenie pracowników w nową przestrzeń wirtualną

To etap finalny, ale równie ważny jak poprzednie. Wyobraź sobie, że wchodzisz do biura w poniedziałkowy poranek, włączasz komputer aby rozpocząć pracę, a tam: wszystko jest nie tak, jak było w piątek! Wprawdzie zmiany nie muszą być dla każdego pracownika tak szokujące, a nowa przestrzeń nie musi wcale być “trudna do odnalezienia się”, ale zdajemy sobie sprawę z tego, że każdy inaczej przyswaja zmiany. Właśnie dlatego w pierwszym dniu po zakończonym procesie migracji, oferujemy wsparcie naszego specjalisty na miejscu - w biurze klienta. Dzięki temu firma zyskuje pomoc w skonfigurowaniu takich elementów, jak stopki mailowe i autorespondery. Ponadto każdy z pracowników może liczyć na pomocną dłoń specjalisty w odnalezieniu się w nowej przestrzeni pracy. To jeszcze nie koniec wsparcia, bo w późniejszym czasie zawsze pozostajemy do dyspozycji - mailowo, telefonicznie i w razie potrzeby - online.

 

Przeniesienie skrzynek pocztowych firmy do Office365 może dać wiele korzyści, a jednocześnie wcale nie wygenerować problemów w przeprowadzeniu procesu migracji i późniejszym wdrażaniu pracowników w zmiany. Ważne jest odpowiednie przygotowanie, a także sama procedura migracji. Przy odpowiednim zaplanowaniu wszystko może zostać przeprowadzone całkowicie bezkolizyjnie dla codziennej pracy. Dlatego warto skorzystać z gotowych i sprawdzonych rozwiązań i dostępnego wsparcia.