Backup Off-site
Backup to bardzo szeroki zakres możliwości chronienia danych. Każda firma i organizacja posiada przed sobą wiele możliwości tworzenia kopii zapasowych swoich plików oraz danych firmowych. Należy wiedzieć i mieć świadomość możliwości utraty danych z przyczyn działania złośliwego oprogramowania, kradzieży sprzętu, błędu ludzkiego, awarii lub sytuacji losowych, takich jak pożar lub zalanie. Bardzo istotną formą ochrony danych firmowych jest Backup off-site.
Czym jest Backup off-site?
Backup off-site to inaczej mówiąc, tworzenie kopii zapasowej poza siedzibą firmy. Kopia ta może być tworzona na serwerze zewnętrznym, który znajduje się w innej lokalizacji niż siedziba firmy. Kopie poza siedzibą można zrobić również umieszczając dane w chmurze. Coraz więcej organizacji korzysta z tego rozwiązania, jest ono szczególnie popularne. Ułatwia to firmie przestrzeganie zasady tworzenia kopii zapasowych 3-2-1, która jest najlepszą praktyką zapewniającą najwyższą ochronę danych.
Reguła 3-2-1
Ta popularna od dawna zasada mówiąca, że każda firma powinna posiadać 3 kopie zapasowe swoich danych, na 2 rodzajach nośników, z czego jedna z kopii powinna być zlokalizowana poza siedzibą firmy (w chmurze lub na zewnętrznym serwerze).
Dla małych i średnich firm tworzenie kopii zapasowych w chmurze jest jednym z najbardziej opłacalnych rozwiązań. Jest to stosunkowo niedrogi, łatwo dostępny, zapewniający bezpieczeństwo danych sposób, który nie wymaga zakupu specjalnego oprogramowania i serwerów. Większe korporacje mogą sobie pozwolić na zakup oraz utrzymanie własnych serwerów zewnętrznych. Reguła 3-2-1 jest najlepszą praktyką tworzenia kopii zapasowych polecaną przez specjalistów IT.
Korzyści Backup-offsite
Kopie zapasowe, które są tworzone na miejscu, w siedzibie firmy są istotne, jednak nie zawsze można na nich w 100% polegać. W przypadku awarii lub utraty danych może to wpłynąć na inne struktury firmy, lub pozostałe kopie zapasowe umiejscowione w tej samej lokalizacji. W rezultacie mimo posiadania kilku kopii zapasowych nastąpić może całkowita utrata danych, których nie da się przywrócić ani odzyskać. Zewnętrzna kopia zapasowa w sytuacji pożaru budynku firmy, awarii siedzi wodnej, która zalewa cały budynek, kradzieży, gdzie złodziej zabiera wszystkie sprzęty zgromadzone w firmie i tym podobnym sytuacjom, pozwala na bezproblemowe przywrócenie danych. Firma dzięki temu nie traci najważniejszych plików, kontaktów, danych klientów, raportów finansowych itp. Uchroni to przed stratami wizerunkowymi, finansowymi oraz przestojami w pracy przedsiębiorstwa. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie kopii zapasowych poza siedzibą firmy, gdzie można uzyskać do nich dostęp fizycznie lub przez chmurę. Taka niezależność jest największą korzyścią.
W przypadku posiadania zewnętrznej kopii zapasowej występuje automatyczne wysyłanie danych do chmury lub zdalnego komputera w określonych odstępach czasu. Częstotliwość wykonywania Backupu dopasowuje się indywidualnie do potrzeb firmy. Aby odzyskać dane, wystarczy posiadać odpowiednie oprogramowanie na komputerach, z których chcemy kopiować i archiwizować dane. Dzięki danemu oprogramowaniu jest automatycznie tworzona zdalna kopia zapasowa. Jest to bardzo wygodny, łatwy i szybki sposób na bezpieczny Backup.
Każda firma oraz organizacja powinna mieć szczegółowy, kompleksowy plan tworzenia oraz odtwarzania kopii zapasowych, aby chronić swoje dane firmowe przed utratą. Nasi certyfikowani inżynierowie ustalą plan oraz strategię a także wdrożą i przetestują system tworzenia kopii zapasowych w Twojej firmie. Wystarczy umówić się na bezpłatną konsultację i poznać szczegóły.
Migracja skrzynek pocztowych do Office365 krok po kroku i nowe możliwości dla firm!
Office365 jest zdalnym biurem ze wszystkimi podstawowymi narzędziami pracy, a więc: pocztą elektroniczną, arkuszami, dokumentami, prezentacjami itd. Łączy w sobie wszystko to, co Microsoft stworzył na przestrzeni lat w służbie pracy biurowej i jeszcze więcej, bo producent rozszerzył to o kolejne możliwości. Użytecznymi nowościami są chociażby Microsoft Teams i dysk OneDrive. To więc już nie tylko narzędzia do tworzenia i edycji plików, ale także do komunikacja w obrębie organizacji, a także z osobami spoza niej. Nie dziwi więc fakt, że migracja skrzynek pocztowych do Office 365 jest tak popularna. Chociaż producent przyzwyczaił nas do pakietu swoich programów, który był zakotwiczony w każdym z urządzeń z osobna, to czas i dynamika potrzeb użytkowników odcisnęły swoje piętno również tutaj.
Przez lata pracownik był ograniczony licencją przypisaną do komputera, na którym pakiet był zainstalowany, a wspólna praca - owszem była możliwa, ale nie w jednym czasie i wiązała się z przesyłaniem dokumentów bądź przekazywaniem ich z pomocą nośników danych. Od teraz licencje są przypisane użytkownikom, a zastosowane zmiany przysłużyły się płynności pracy zdalnej, a także współpracy w zespołach pracowników. To, czego użytkownik potrzebuje to dostęp do Internetu i dane do logowania na swoje konto w usłudze.
Migracja skrzynek pocztowych do Office365
Migracja skrzynek pocztowych firmy do Office365 to nie tylko dostęp do szeregu narzędzi, które są przydatne w codziennej pracy biurowej, bo rozszerzenie usługi o pakiet programów to tylko jedna z opcji, którą można, ale nie trzeba wybrać dla swojej organizacji. Najważniejszym jest wszystko to, co się dzieje w obrębie poczty elektronicznej. Przeniesienie jej do usługi Microsoft wiąże się z takimi korzyściami, jak:
- Pojemność poczty elektronicznej użytkownika. W zależności od wybranej licencji, do dyspozycji użytkownika może być nawet 100GB w skrzynce elektronicznej!
- Archiwizacja wiadomości w wersji online, a więc dostęp do wysłanych i otrzymanych wiadomości zawsze i wszędzie, bez konieczności fizycznego przechowywania ich na urządzeniu.
- Analiza przepływu poczty i weryfikacja błędów. W Global IT wiemy, jak ważny jest pełen, niczym nie zachwiany przepływ informacji, dlatego szybko możemy zweryfikować przyczyny zakłóceń w procesie przesyłania wiadomości. Następnie wdrażamy odpowiednie działania, aby zapobiegać takim zdarzeniom w przyszłości.
- Dostęp do serwera plików z każdego miejsca i urządzenia. Wszystko, czego użytkownik potrzebuje to dostęp do Internetu.
- Wsparcie w koordynacji spotkań online dzięki Microsoft Teams. Podczas prowadzonych rozmów pracownicy z łatwością będą mogli udostępnić swoim rozmówcom pliki z prezentacją lub ofertą, a zespół bez problemu zaznaczy terminy ważnych spotkań we wspólnym kalendarzu i wyznaczy listę zadań, które są do zrealizowania.
Proces migracji krok po kroku
Na podstawie naszego doświadczenia możemy powiedzieć, że warunkiem koniecznym do poprawnego przeprowadzenia migracji poczty elektronicznej firmy do przestrzeni Microsoft (przy jednoczesnym zachowaniu płynności w funkcjonowaniu) jest właściwe przygotowanie całego procesu oraz dopasowanie go do potrzeb klienta. Dlatego opracowaliśmy model działania, który gwarantuje naszym partnerom niezachwiane i spokojne działanie przez cały czas naszych prac. Jak to wygląda?
Proces migracji skrzynek pocztowych w pigułce
Etap 1.: Zaplanowanie działań
Zanim jakiekolwiek działania zostaną wdrożone, najpierw konieczne jest dopasowanie procesu do potrzeb firmy, a więc określenie zakresu wdrożenia migracji. Na tym etapie planowane są także kolejne kroki wraz z wyznaczeniem czasu, jaki będzie potrzebny na przeniesienie danych.
Etap 2.: Przygotowanie środowiska
Przed przeniesieniem członków firmy wraz z danymi, na których na co dzień pracują do nowej przestrzeni, konieczne jest przygotowanie ich nowego środowiska pracy - tzw. tenantu, czyli panelu organizacyjnego. Tam zostaną też dodani użytkownicy, nadane im będą nazwy, adresy, a także skrzynki współdzielone.
Etap 3.: Migracja skrzynek pocztowych
Po zakończeniu wcześniejszych działań i przygotowaniu zaplecza, czas na przenosiny. W tym etapie następuje przepięcie wpisów DNS, które odbija się już realnie na codziennej pracy użytkowników sieci. Właśnie dlatego ten etap zawsze jest planowany na końcową część tygodnia, tak aby wykorzystać czas, w którym użytkownicy nie pracują. Czas potrzebny na przyswojenie zmian przez serwery na świecie to 48 godzin.
Etap 4.: Wdrożenie pracowników w nową przestrzeń wirtualną
To etap finalny, ale równie ważny jak poprzednie. Wyobraź sobie, że wchodzisz do biura w poniedziałkowy poranek, włączasz komputer aby rozpocząć pracę, a tam: wszystko jest nie tak, jak było w piątek! Wprawdzie zmiany nie muszą być dla każdego pracownika tak szokujące, a nowa przestrzeń nie musi wcale być “trudna do odnalezienia się”, ale zdajemy sobie sprawę z tego, że każdy inaczej przyswaja zmiany. Właśnie dlatego w pierwszym dniu po zakończonym procesie migracji, oferujemy wsparcie naszego specjalisty na miejscu - w biurze klienta. Dzięki temu firma zyskuje pomoc w skonfigurowaniu takich elementów, jak stopki mailowe i autorespondery. Ponadto każdy z pracowników może liczyć na pomocną dłoń specjalisty w odnalezieniu się w nowej przestrzeni pracy. To jeszcze nie koniec wsparcia, bo w późniejszym czasie zawsze pozostajemy do dyspozycji - mailowo, telefonicznie i w razie potrzeby - online.
Migracja skrzynek pocztowych firmy do Office365 może dać wiele korzyści, a jednocześnie wcale nie wygenerować problemów w przeprowadzeniu procesu migracji i późniejszym wdrażaniu pracowników w zmiany. Ważne jest odpowiednie przygotowanie, a także sama procedura migracji. Przy odpowiednim zaplanowaniu wszystko może zostać przeprowadzone całkowicie bezkolizyjnie dla codziennej pracy. Dlatego warto skorzystać z gotowych i sprawdzonych rozwiązań i dostępnego wsparcia.
Jeśli zainteresował Cię ten temat i masz pytania lub po prostu chcesz dowiedzieć się więcej - możesz umówić się na bezpłatną konsultację jednym kliknięciem.
