Aplikacje Microsoft 365 - korzyści użytkowania
W pracy każdej firmy są potrzebne różne narzędzia i aplikacje, które umożliwią skuteczne zarządzanie firmą, komunikację, współpracę w zespole oraz tworzenie i edycję wszelkich dokumentów czy raportów. Dla przykładu systemy do zarządzania firmą lub aplikacje do zarządzania dokumentami ułatwiają oraz pomagają w zarządzaniu procesami biznesowymi, finansami i zasobami ludzkimi. Na rynku znajduje się szereg programów ułatwiających i usprawniających komunikację między członkami zespołu, co pozwala na efektywną współpracę i szybsze rozwiązywanie problemów. To między innymi aplikacje Microsoft 365.
W czasie, gdy praca zdalna zyskała na popularności, pojawiło się wiele rozwiązań pozwalających na zdalny dostęp do komputera lub aplikacje do monitorowania czasu pracy, co pozwala na pracę z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Wiele firm korzysta z rozwiązań wspomagających efektywne zarządzanie projektami, co pomaga w organizacji pracy i śledzeniu postępu prac na każdym etapie. Te wszystkie narzędzia pomagają firmom w osiągnięciu większej wydajności, skuteczności oraz konkurencyjności na rynku. Bez tych rozwiązań wiele procesów biznesowych byłoby bardziej czasochłonne, trudniejsze lub niemożliwe do realizacji, co mogłoby negatywnie wpłynąć na wyniki firmy.
Czym jest Microsoft 365?
Microsoft 365 to kompleksowe narzędzie firmy Microsoft, które oferuje szeroki zakres aplikacji do pracy biurowej, w tym programy do tworzenia dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, komunikacji i zarządzania projektami. W skład pakietu wchodzą między innymi takie znane i popularne wśród firm aplikacje jak Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams czy OneDrive. Cechą Microsoft 365 (M365) jest łatwy dostęp do wszystkich narzędzi, dzięki czemu praca z programami jest bardziej intuicyjna i efektywna. Ponadto, M365 umożliwia pracę w chmurze, co pozwala na łatwy i szybki dostęp do plików z dowolnego miejsca i urządzenia. Pakiet oferuje wiele funkcji, które ułatwiają pracę i usprawniają procesy w firmie. Na przykład, dzięki programowi Teams, pracownicy mogą łatwo i szybko komunikować się ze sobą, zarządzać projektami, udostępniać dokumenty i współpracować w czasie rzeczywistym. Wszystko to przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy i lepszego zarządzania czasem. Microsoft 365 to także narzędzie, które pozwala na ochronę danych i zwiększenie bezpieczeństwa firmy. Dzięki funkcjom takim jak zabezpieczenie dokumentów hasłami, szyfrowanie wiadomości e-mail i filtrowanie spamu, użytkownicy mogą mieć pewność, że ich dane są bezpieczne i chronione.
Aplikacje Microsoft 365 - co wchodzi w ich skład?
Microsoft 365 oferuje wiele funkcji i aplikacji, które ułatwiają pracę i usprawniają procesy w firmie, m.in.:
Word - program do tworzenia i edycji dokumentów tekstowych. Umożliwia tworzenie i edycję różnego rodzaju tekstów i dokumentów, takich jak listy, raporty, artykuły, wpisy blogowe, teksty marketingowe czy e-booki. Za jego pomocą możemy również tworzyć tabele, grafiki i wykresy.
Excel - umożliwia tworzenie i edycję arkuszy kalkulacyjnych, które są przydatne w wielu dziedzinach, takich jak finanse, rachunkowość, sprzedaż, marketing, logistyka i wiele innych. Tabele i formuły, funkcje matematyczne, wykresy, sortowanie i filtrowanie danych, zaawansowane funkcje analityczne, automatyzacja i personalizacja to tylko niektóre cechy, które wyróżniają Microsoft Excel.
PowerPoint - umożliwia tworzenie atrakcyjnych i interaktywnych prezentacji, które są przydatne w wielu działach firmy do np. szkoleń pracowników, przedstawienia oferty klientowi czy podsumowanie działań przygotowywane przez szefostwo. PowerPoint cechuje personalizacja, automatyzacja, wbudowane szablony i motywy, zaawansowane funkcje animacji.
Outlook - program pocztowy, który umożliwia zarządzanie pocztą elektroniczną, kalendarzem, kontaktami i zadaniami, które są przydatne w codziennej pracy. Outlook wyróżnia: obsługa wielu kont e-mail, filtrowanie i sortowanie wiadomości, kalendarz i harmonogramowanie spotkań, zarządzanie kontaktami i listą zadań, integracja z innymi aplikacjami Microsoft, takimi jak Word, Excel i PowerPoint.
Teams - platforma, która umożliwia komunikację w czasie rzeczywistym, wymianę plików i współpracę zespołową, co jest niezbędne w pracy zdalnej i wirtualnym zespole. Wśród funkcji Teams możemy znaleźć: chat i wideokonferencje, udostępnianie ekranu, integracja z innymi aplikacjami Microsoft, takimi jak Word, Excel i PowerPoint, współdzielenie plików i kalendarza, zarządzanie projektami i zadaniami, oraz wiele innych.
OneNote - aplikacja do notowania i organizowania informacji. Umożliwia tworzenie notatek tekstowych, grafik, rysunków oraz nagrań audio. Cechy OneNote to: obsługa notatek tekstowych, rysunków i grafik, integracja z innymi aplikacjami Microsoft, takimi jak Word, Excel i PowerPoint, zarządzanie i udostępnianie notatek, organizowanie notatek w sekcje i karty.
OneDrive - platforma do przechowywania i udostępniania plików. OneDrive umożliwia przechowywanie plików w chmurze i udostępnianie ich w dowolnym miejscu i czasie, co jest szczególnie przydatne w pracy zdalnej i mobilnej. OneDrive to również: synchronizacja plików między urządzeniami, współpraca i udostępnianie plików z innymi użytkownikami, automatyczna kopia zapasowa plików, dostęp do plików z dowolnego urządzenia z poziomu przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej.
Warto zauważyć, że Microsoft 365 oferuje również wiele innych aplikacji i funkcji, które są dostępne w zależności od wybranego planu abonamentowego. Dzięki temu każda firma może wybrać te funkcje, które są dla niej najważniejsze i dostosować pakiet do swoich potrzeb.
Korzyści użytkowania
Aplikacje Microsoft 365 to wiele korzyści dla firm, który umożliwia łatwiejszą, bardziej efektywną i bezpieczniejszą pracę. Główną korzyścią M365 jest dostęp do najnowszych wersji programów, co oznacza, że praca zawsze odbywa się na najnowszych i najbardziej zaawansowanych narzędziach biurowych. Drugą ważną korzyścią użytkowania M365 jest elastyczność, czyli różne plany abonamentowe, które można dostosować do potrzeb i wymagań firmy. Kolejna niepodważalna korzyść to praca w chmurze - dzięki temu zyskujemy łatwy i szybki dostęp do plików z dowolnego miejsca i urządzenia. Efektywna współpraca w zespole - dzięki programowi Teams, pracownicy mogą łatwo i szybko komunikować się ze sobą, zarządzać projektami, udostępniać dokumenty i współpracować w czasie rzeczywistym, nawet na odległość. M365 to także bezpieczeństwo, czyli wiele funkcji, które zwiększają bezpieczeństwo firm, w tym zabezpieczenie dokumentów hasłami, szyfrowanie wiadomości e-mail czy filtrowanie spamu. Oszczędność czasu - dzięki różnym narzędziom i funkcjom M365, pracownicy mogą oszczędzić czas i zwiększyć efektywność swojej pracy. M365 to wiele korzyści, które umożliwiają łatwiejszą, efektywniejszą i bezpieczniejszą pracę.
Podsumowując, Microsoft 365 to kompleksowe narzędzie biurowe, które oferuje szeroki zakres funkcji i aplikacji, które ułatwiają pracę i usprawniają procesy w każdej firmie. Jeśli jesteś zainteresowany wdrożeniem pakietu Microsoft 365 w swojej firmie, masz już pakiet i chcesz go rozszerzyć lub po prostu chcesz dowiedzieć się o nim coś więcej - skontaktuj się z nami poprzez formularz KONTAKT. Jeden z naszych ekspertów odpowie na Twoje wszystkie pytania.
Formy Backupu
Świadomość zagrożeń związanych z ryzykiem utraty danych wciąż rośnie, jednak jest ona na tyle niska, że większość małych i średnich firm nie tworzy kopii zapasowych swoich danych. Jeśli nawet je robi to w nieodpowiedni sposób lub po prostu nieskuteczny. W większości przypadków do Backupu przekonują awarie i sytuacje kryzysowe, w których przedsiębiorca ponosi straty. W takim przypadku zostaje zmuszony do zaznajomienia się z tematyką ochrony danych. Podręcznikowy, poprawny Backup jest zgodny z regułą 3-2-1. Ilość możliwości, rodzajów oraz sposobów na Backup jest duża. Na rynku wciąż powiększa się wybór różnych nośników offline oraz online do bezpiecznego przechowywania danych. Już dawno Specjaliści IT odeszli od doradztwa oraz wykonywania Backupu na jednym nośniku. Nierozsądne również jest przechowywanie kopii zapasowych na własnym komputerze lub twardym dysku. Dostępny jest szeroki zakres rozwiązań, dzięki czemu każda firma może wybrać optymalny sposób oraz narzędzia do tworzenia kopii zapasowych swoich danych, który będzie dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy.
Rodzaje Backupu
Wiemy, czym jest Backup oraz dlaczego jest potrzebny, więc jest to idealny moment, by poznać rodzaje Backupu. Możemy wyróżnić trzy podstawowe formy: pełny, kumulacyjny oraz przyrostowy. Każdy z wymienionych rodzajów wymaga stworzenia w pierwszej fazie pełnej kopii. Następnie w zależności od wybranej formy dane są zapisywane w wybranym systemie.
Pełny Backup
Pełny Backup jak sama nazwa wskazuje to kompletna kopia zapasowa danych. W sytuacji wystąpienia awarii lub błędu, w każdej chwili mamy możliwość przywrócenia pełnych danych od ostatniego Backupu. Cechą pełnego Backupu jest fakt, iż do jego tworzenia jest potrzebna duża powierzchnia dyskowa. Tworzenie kopii w tym rodzaju będzie również trwało najdłużej. Jednak odzyskiwanie danych jest w tym przypadku najszybsze.
Kumulacyjny Backup
Drugi rodzaj Backupu to kumulacyjny, nazywany również dyferencjalnym lub różnicowym. Jest to sposób, w którym tworzona jest kopia zapasowa tylko tych danych, które zostały stworzone lub zmienione od ostatniego Backupu. Można to przyrównać do aktualizacji bazy. W tym sposobie odtworzenie pełnego stanu systemu wymaga danych z ostatniego pełnego i najnowszego kumulacyjnego Backupu. Zaletą jest jednak fakt, że zajmuje mało powierzchni na dysku.
Przyrostowy Backup
Forma przyrostowa to najszybszy sposób tworzenia kopii zapasowych. Zajmuje on najmniej powierzchni na dysku. Słabą stroną tej formy jest fakt, iż jest to najmniej kompletny Backup oraz najbardziej czasochłonny. Polega na kopiowaniu tylko tych danych, które były modyfikowane od czasu ostatniego pełnego lub przyrostowego Backupu. W sytuacji kryzysowej, awarii lub błędu będziemy musieli skorzystać nie tylko z ostatniej pełnej kopii zapasowej, ale także tych mniejszych. Może to spowodować konieczność odtwarzania systemu z kilkudziesięciu jego kopii.
Każda z powyższych form Backupu wymaga tworzenia pełnej kopii zapasowej, a dopiero w następnej fazie pliki i dane zostają zapisywane różnorodnie - zależnie od formy.
Backup syntetyczny
Możemy wyróżnić dodatkową formę Backupu, czyli Backup syntetyczny. We wcześniejszych formach kopie zapasowe danych są tworzone na podstawie aktualnego stanu systemu. W przypadku Backupu syntetycznego kopia zapasowa wszystkich danych tworzona jest na bazie wszystkich innych aktualnych form Backupu.
Backup Online i Offline
Tworzenie kopii zapasowej może odbywać się dwojako. Online lub offline. Możliwości Backupowe Online są dużo bardziej rozbudowane i dają dużo więcej możliwości. Korzyścią Backupu Online jest również fakt, iż mamy większą gwarancję, że dane nie zostaną przejęte przez osoby niepowołane. Taki Backup odbywa się najczęściej w ramach sieci wewnętrznej. W tej formie dużo łatwiejsze jest korzystanie z wielu funkcji takich jak: szyfrowanie czy wygodniejsze zarządzanie danymi. Kolejną zaletą jest to, że dane są bezpieczne, będąc w chmurze, gdy w siedzibie firmy wydarzy się jakaś awaria lub zdarzenie losowe jak np. pożar, powódź czy kradzież.
Druga forma to Offline. Z tej korzystają częściej duże firmy i korporacje. W tym przypadku odpowiedzialność za tworzenie kopii zapasowych leży na dedykowanych specjalistach. Wszystkie dane, pliki są przechowywane w Centrach Danych, które w razie jakiejkolwiek awarii potrafią bardzo szybko i sprawnie przywrócić dane, dzięki czemu firma nie ma żadnych przestojów ani strat.
Jak zadbać o swoje dane firmowe?
Sposób tworzenia kopii zapasowych trzeba odpowiednio dobrać do potrzeb. Bardzo ważna jest analiza zasobów oraz skrupulatne zaplanowanie odpowiednich rozwiązań oraz wdrożeń. Istotna w tym przypadku jest wiedza ekspercka. Dzięki naszym certyfikowanym inżynierom zapewnisz sobie i swojej firmie spokój, nieprzerwalność działania oraz bezpieczeństwo informatyczne. Drogę do najlepszego Backupu można zacząć od bezpłatnych konsultacji z nami.
Jak wybrać sprzęt IT na miarę potrzeb swojej firmy?
Czy sprzęt IT rzutuje na wydajność pracowników? Czy może on należeć do czynników, które decydują o efektywności działania całej organizacji?
Właściwie dobrany, zainstalowany i działający sprzęt jest podstawowym warunkiem, który wpływa nie tylko na komfort wykonywania codziennych obowiązków, ale też na poziom bezpieczeństwa danych i zasobów firmy! W końcowym rozrachunku jest to jeden z czynników, które przekładają się na wymierne korzyści lub straty dla przedsiębiorstwa. Jak zatem wybrać odpowiednie urządzenia dla swojej firmy? Co wziąć pod uwagę podczas ich zakupu i kiedy nadchodzi czas na wymianę sprzętu w swojej organizacji?
Wymień sprzęt IT w firmie
Sprzęt informatyczny, jaki posiadają firmy w swojej infrastrukturze, to nie tylko komputery stacjonarne, laptopy czy drukarki. Do tej kategorii zaliczają się też serwery oraz urządzenia sieciowe. Wszystkie razem tworzą spójny organizm, który umożliwia przedsiębiorstwom sprawne działanie i realizację codziennych zadań. Jeśli wszystko działa bez zarzutu, to przeważnie nie myślimy o konieczności wprowadzenia zmian w posiadanej infrastrukturze. Jak jednak rozpoznać moment, w którym dobrze by było wymienić poszczególne jej elementy? Czy istnieją sygnały, inne niż definitywna awaria urządzenia, które mogą wskazywać na konieczność wymiany?
Każde urządzenie w inny sposób sygnalizuje nam - użytkownikom, że nadszedł już czas na zmianę. W przypadku sprzętu stosowanego w codziennej pracy (takiego jak np. komputery służbowe lub laptopy) czynnikiem decydującym powinien być feedback użytkowników dotyczący działania ich narzędzi pracy. W przypadku komputerów (zarówno stacjonarnych, jak i laptopów) sygnałem będzie wolniejsze działanie urządzenia lub częste zawieszanie się. Sygnałami wskazującymi na konieczność wymiany serwerów firmowych będzie ich sprawność. Tą zauważymy m.in. w czasie, jaki będzie potrzebny użytkownikom do uruchomienia programów bazodanowych (np. Optima, Symfonia). Malejąca wydajność serwerów przekłada się na spadek tempa pracy.
Zwrócenie uwagi na komunikaty, jakie wysyła nam sprzęt poprzez swoje działanie, znacznie ułatwi funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Warto regularnie kontrolować stan urządzeń, aby mieć możliwość reakcji na pojawiające się problemy. Pomoże to w zachowaniu efektywności działania pracowników i zaoszczędzi im zbędnych nerwów, jakie wiązałyby się np. z problemami w obsłudze poszczególnych urządzeń. Regularna weryfikacja kondycji infrastruktury pomoże też firmie w uniknięciu poważniejszych awarii, które mogłyby się wiązać nawet z całkowitym wstrzymaniem jej pracy.
Czym się kierować, wybierając sprzęt IT?
Do głównych czynników, decydujących o wyborze sprzętu dla danego pracownika, należą tak naprawdę: jego potrzeby oraz specyfika pracy. Zupełnie innych parametrów komputera będzie potrzebował grafik, a innego pracownik biurowy. Wśród czynników technicznych podczas wyboru stacji roboczej lub laptopa dla pracownika, warto wziąć pod uwagę przede wszystkim właściwości: procesora, pamięci, dysku oraz karty graficznej. Jak to wygląda w praktyce? Sprzętem optymalnym dla pracownika biurowego będzie komputer o pamięci RAM wynoszącej ok. 8GB, który sprawnie będzie się uruchamiać i działać. Dla pracowników działu marketingu oraz grafików wymagania będą już inne. Z uwagi na codzienne zadania, jakie wykonują, warto zainwestować w komputer, który cechuje się pamięcią RAM rzędu 16GB oraz wyższymi parametrami karty graficznej. Technolog, aby móc cieszyć się komfortowymi warunkami pracy, będzie potrzebować komputera z dedykowaną kartą graficzną oraz pamięcią RAM o wielkości min. 16GB.
Wybierając serwery dla swojej firmy, przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę ilość użytkowników w swojej firmie - w tym także tych pracujących zdalnie. Trzeba pamiętać, że posiadanie w zespole pracowników zdalnych wiąże się z koniecznością posiadania terminala serwerowego oraz większej ilości pamięci RAM, procesora o zwiększonej ilości rdzeni do dyspozycji, a także licencji dodatkowej RDS CAL dla każdego z nich.
Właściwy lub niewłaściwy sprzęt IT w Twojej firmie: czym może skutkować?
Jakość i kondycja sprzętu w firmie jest bardzo ważna, ponieważ bezpośrednio wpływa na efektywność pracowników, jak i całej firmy. Właściwy i sprawnie działający sprzęt przekłada się przede wszystkim na komfort wykonywania zadań, a to z kolei prowadzi do optymalizacji pracy oraz zasobów przedsiębiorstwa: ludzkich, sprzętu oraz finansowych. Warto jednak zachować umiar podczas wyboru urządzeń dla siebie i swojego zespołu.
Zakup serwera lub urządzeń sieciowych o większych możliwościach, niż aktualne potrzeby, można potraktować jako dobrą inwestycję na przyszłość. Dzięki temu, wraz ze wzrostem firmy i rozwojem sieci wewnętrznej urządzeń, nie będzie konieczne powielenie kosztów zakupu np. nowego serwera zaledwie po kilku latach od poprzedniej inwestycji. Ale jak to wygląda w przypadku stacji roboczych? Czy warto wyposażać swoją kadrę w komputery o wyższych parametrach niż te, które są niezbędne na danym stanowisku pracy? Inwestycja w stacje robocze dla pracowników, które miałyby przesadnie duże możliwości techniczne, przeważnie będzie już zbędnym generowaniem kosztów. Użytkownik najprawdopodobniej nawet nie odczuje wzmożonej mocy urządzenia. Oczywiście, jego praca z komputerem/laptopem będzie płynna, jednak takie same warunki zapewniłby mu też sprzęt o nieco niższych parametrach.
Kolejnym ryzykiem dla przedsiębiorcy jest wybór sprzętu o niewystarczającej efektywności. Przykładem może być np. zakup serwerów o zbyt niskiej specyfikacji. Oznacza to wówczas przedłużenie dotychczasowych problemów, które jest połączone z nietrafioną inwestycją. Konsekwencje są wówczas oczywiste: dalsza nieefektywność sprzętu oraz pracowników (wolne tempo działania, awarie itp.), a także podwójnie poniesione koszty, ponieważ firma w dalszym ciągu będzie stać przed jeszcze jedną inwestycją w ten sam sprzęt w krótkim okresie czasu. Wybierając urządzenia dla swojej firmy warto zwrócić uwagę jeszcze na jeden aspekt: ich producenta. Zakup od niesprawdzonego partnera lub dystrybutora wiąże się z ryzykiem problemów w razie ewentualnej awarii i konieczności skorzystania z obsługi serwisowej. W zależności od rodzaju sprzętu, który uległby takiej awarii, efektem może być nawet przestój w pracy i związane z tym straty finansowe.
O czym pamiętać podczas montażu sprzętu informatycznego? Nie zapomnij o bezpieczeństwie!
Pamiętaj, że wybór i zakup sprzętu to jeszcze nie wszystko! Nie zapomnij o odpowiednim wdrożeniu i zabezpieczeniu nowych elementów infrastruktury! Polecamy przeprowadzenie wówczas audytu informatycznego, który zweryfikuje nie tylko stan zabezpieczeń nowo wdrożonych urządzeń, ale także tych dotychczasowych. Dzięki temu zlokalizujesz ewentualne luki, który mogłyby zagrozić bezpieczeństwu danych Twojej organizacji oraz będziesz mógł wdrożyć działania, które je zabezpieczą.
Kiedy przeprowadzić audyt IT? O tym przeczytasz na naszym blogu: https://itglobal.pl/w-jakich-sytuacjach-przeprowadzic-audyt-it-w-firmie/
Przemyślany wybór każdego z urządzeń stanowi klucz nie tylko do usprawnienia działania, ale także do tego, by ich zakup był jednocześnie trafioną inwestycją. Warto więc zawsze odpowiednio rozważyć kolejne parametry komputera, serwerów czy urządzeń sieciowych. Co zrobić w przypadku problemów z odpowiednim doborem urządzeń? Jeśli nie jesteś pewien swoich decyzji związanych z wyborem sprzętu, zawsze możesz zaufać specjalistom, którzy wiedzą na co należy zwrócić uwagę. Dzięki pomocy osób z doświadczeniem zyskasz pewność, że zakupiony sprzęt będzie faktycznym usprawnieniem dla Twojego przedsiębiorstwa.
W jakich sytuacjach przeprowadzić audyt IT w firmie?
Audyt IT stanowi kontrolę stanu infrastruktury informatycznej organizacji oraz weryfikację jakości stosowanych rozwiązań bezpieczeństwa. Z poprzednich wpisów wiesz już więcej o jego rodzajach i przebiegu, ale czy wiesz kiedy powinieneś się na niego zdecydować?
Jak przebiega audyt IT w przedsiębiorstwie? TUTAJ przeczytasz więcej na ten temat.
Kiedy przeprowadzić audyt IT w swojej firmie? Poznaj 5 sytuacji, w których nie powinieneś o nim zapomnieć!
Brak prowadzonej weryfikacji dotychczas stosowanych rozwiązań
Na audyt IT powinny zdecydować się przede wszystkim przedsiębiorstwa, które nigdy takiego procesu nie przeprowadziły w swojej organizacji. Takie działanie pomoże w weryfikacji skuteczności oraz jakości stosowanych dotychczas rozwiązań, które mają zabezpieczać infrastrukturę firmy. W zależności od rodzaju przeprowadzonego audytu, jest on też pierwszym krokiem do opracowania najtrafniejszej strategii dla firmy pod kątem optymalizacji posiadanej infrastruktury lub działań zabezpieczających system oraz zasoby organizacji.
Weryfikacja zabezpieczeń przez osobę spoza organizacji
Zlecenie audytu IT zewnętrznemu podmiotowi może być pomocne dla wewnętrznych działów technicznych i informatycznych w przedsiębiorstwach. Osoba, która nie pracuje z danym systemem i infrastrukturą na co dzień, ma możliwość spojrzenia świeżym okiem na prowadzone działania i stosowane zabezpieczenia. Dzięki temu może ona zaproponować kolejne rozwiązania, które w jeszcze większym stopniu wzmocnią cyberbezpieczeństwo organizacji oraz wydajność systemu, jak i całej infrastruktury.
Zmiany w infrastrukturze idą w parze z audytem IT!
Weryfikacja stanu infrastruktury powinna być przeprowadzana nie tylko po wprowadzeniu zmian, ale także przed takimi działaniami. Dzięki temu można zdiagnozować stan i efektywność stosowanych rozwiązań oraz sprawdzić, czy obecna infrastruktura pozwala na wprowadzenie planowanych zmian. W ten sposób przedsiębiorstwo może uniknąć poważniejszych awarii, jakie mogłyby wyniknąć z powodu np. stosowania zasobów o niewystarczających możliwościach technicznych.
Zalecamy sprawdzenie infrastruktury także po przeprowadzeniu w niej zmian. Pozwoli to na zbadanie nie tylko niezawodności jej działania, ale także stanu zabezpieczeń. W ten sposób możliwa jest weryfikacja wpływu poczynionych modyfikacji na poziom cyberochrony przedsiębiorstwa.
Audyt IT po cyberataku na zasoby przedsiębiorstwa
Celem przeprowadzania audytu IT jest przede wszystkim sprawdzenie stanu zabezpieczeń stosowanych przez przedsiębiorstwo. Ma to pomóc w minimalizacji ryzyka potencjalnego ataku. Niestety nawet firmy, które wprowadziły szereg działań zabezpieczających sieć i dane, nie są w stanie w 100% wyeliminować takiego zagrożenia.
Więcej o źródłach zagrożenia atakiem hakerskim i sposobach zabezpieczenia firmy przeczytasz TUTAJ.
W przypadku, w którym przedsiębiorstwo stwierdza wystąpienie cyberataku lub nawet samą próbę włamania do systemu, niezbędne jest przeprowadzenie audytu IT. Tylko dokładna weryfikacja zdarzenia, która wskaże źródło ataku, pozwoli na zabezpieczenie przyszłości firmy. Dlaczego? Istnieje niemal 100% prawdopodobieństwo tego, że haker przeprowadzi próbę ponownego ataku na zasoby przedsiębiorstwa, a będzie ona wyglądała dokładnie tak samo, jak poprzednia. Przecież… już jeden sukces osiągnął w danej firmie, prawda? Często zostawia on sobie “tylne wejście” w systemie. Niezbędny jest zatem dokładny przegląd środowiska informatycznego przedsiębiorstwa w celu zweryfikowania, czy nie pojawiły się w nim nieznane elementy.
Regularna weryfikacja stanu systemu, sieci oraz zabezpieczeń
Regularnie przeprowadzany audyt IT to najlepsze rozwiązanie dla każdego z przedsiębiorstw. Powinien być wówczas sprawdzony nie tylko stan cyber zabezpieczeń, ale także całej infrastruktury (łącznie z oprogramowaniem). Polecamy przeprowadzanie go raz w roku, a nawet częściej. Dzięki temu firma może na bieżąco weryfikować stan bezpieczeństwa swojej sieci, zdiagnozować najsłabsze punkty swojej infrastruktury. To także szansa na odpowiednio wczesną reakcję na ewentualne zagrożenia, które są wyłapywane przez właściwe osoby w sposób kontrolowany. Firma nie dowiaduje się więc o braku skuteczności wprowadzonych zabezpieczeń “po fakcie”. Takie działania, połączone ze stałą edukacją pracowników przedsiębiorstwa, dają możliwość minimalizacji potencjalnego zagrożenia wraz ze wszelkimi ewentualnymi skutkami.
Audyt IT to wiele korzyści dla przedsiębiorstwa. To nie tylko weryfikacja efektywności systemu, ale także jego bezpieczeństwa. Daje to szansę na optymalizację ponoszonych przez firmę kosztów, a także na eliminację wielu zagrożeń, które mogłyby się przełożyć na funkcjonowanie firmy i bezpieczeństwo posiadanych przez nią zasobów. Pamiętaj, że audyt można przeprowadzać nie tylko w przypadku wystąpienia określonych okoliczności (np. ataku hakerskiego, kiedy to powinien być on obowiązkowy), ale także regularnie - jako działanie profilaktyczne.
Jeśli zainteresował Cię ten temat i masz pytania lub po prostu chcesz dowiedzieć się więcej – możesz umówić się na bezpłatną konsultację.
Audyt IT w Twojej firmie krok po kroku
Audyt IT: co to takiego?
Audyt IT to zadanie, które w dobie mnożącego się złośliwego oprogramowania, a także wycieków i kradzieży danych, zyskuje na znaczeniu. To dlatego, że jest to proces, którego celem jest weryfikacja stanu infrastruktury informatycznej w przedsiębiorstwie. Infrastruktura poddaje się szczegółowej analizie, a następnie ocenie, aby sprawdzić jaka jest jej wydajność, a także stan zabezpieczeń.
Audyt IT może przybrać jedną z czterech form:
- Audyt legalności oprogramowania jest audytem, w którym pod lupę jest brane oprogramowanie na wszystkich urządzeniach, jakie są w firmie. Sprawdzamy tu, jakie oprogramowanie jest zainstalowane. Czy na jakiś urządzeniach znajduje się takie, które pochodzi z nielegalnych źródeł oraz czy zgadza się stan faktyczny na urządzeniach z tym, co jest na papierze.
- Audyt sprzętu, podczas którego weryfikowany jest rodzaj, a także stan urządzeń, z jakich korzysta firma. Po analizie sprzętu, którą wykonujemy z pomocą odpowiedniego oprogramowania, możemy ocenić jego stan i wydajność, a także możemy określić, czy konieczne jest wdrożenie jakiś zmian, mających na celu usprawnienie działania danego urządzenia.
- Audyt bezpieczeństwa lub inaczej audyt zabezpieczeń, zajmuje się weryfikacją stanu stosowanych zabezpieczeń w firmie oraz ich efektywności. Kontroli poddaje się zarówno urządzenia sieciowe, jak i wszelkie procesy związane z zabezpieczeniem informacji i zasobów wirtualnych firmy.
- Audyt całościowy, czyli audyt, który obejmuje całą infrastrukturę informatyczną przedsiębiorstwa i wszystkie wspomniane obszary.
Rodzaj wybranego audytu powinien zawsze zależeć od potrzeb organizacji oraz jej bieżącej sytuacji.
Dlaczego warto przeprowadzić audyt IT w swojej organizacji?
Motywacją zlecenia zewnętrznego audytu IT często jest chęć sprawdzenia jakości dotychczasowych działań informatycznych lub - w przypadku ich dotychczasowego braku - chęć ich wdrożenia w celu zabezpieczenia sieci w swojej organizacji. Przeprowadzenie audytu pozwala przede wszystkim na zweryfikowanie, czy w systemie firmy i jego zabezpieczeniach występują słabe punkty, które mogłyby być celem ataków lub wycieków danych. Po zakończonym audycie przygotowywany jest raport. Zawarte są w nim informacje o działaniach, jakie należy wdrożyć w celu poprawy funkcjonowania systemu i jego bezpieczeństwa.
Jak przygotować swoją firmę do zewnętrznego audytu informatycznego?
Global IT rozpoczyna przeprowadzanie audytu od wywiadu z osobą zarządzającą lub dyrektorem ds. IT oraz sprawdzenia pierwszych urządzeń firmy. Podstawą dalszych działań jest określenie potrzeb klienta oraz celu przeprowadzenia audytu. Aby była możliwość przeprowadzenia dalszych etapów, konieczne jest także: przekazanie dostępu do sieci, serwerów przedsiębiorstwa, a także do dokumentacji związanej z oprogramowaniem.
Audyt IT krok po kroku
Po wstępnym etapie, można przejść do zasadniczej części procesu. Polega ona na weryfikacji urządzeń używanych w firmie, ale nie tylko. Inżynier sprawdza dostęp do sieci i serwerów, backupów i weryfikuje politykę zarządzania strukturą sieciową. W tej fazie kluczowa jest współpraca firmy i poszczególnych w niej osób ze specjalistami, którym został zlecony audyt. Umożliwia to przeprowadzenie sprawnej i dokładnej weryfikacji, a w konsekwencji osiągnięcie pożądanego efektu końcowego.
Po weryfikacji urządzeń, systemu oraz stosowanych rozwiązań i programów, nadchodzi czas przygotowania dokumentu audytowego, czyli raportu z przeprowadzonych działań. To już ostatni etap audytu. W tym dokumencie osoby zarządzające organizacją znajdą wszystkie ważne informacje na temat stanu sieci i urządzeń. W raporcie przedstawia się opis stanu bieżącego systemu i zabezpieczeń. Inżynier opisuje w nim propozycje bezpiecznych rozwiązań, które zaleca do wdrożenia w celu poprawy sytuacji. Raport najczęściej omawia się wraz z Klientem podczas spotkania. W jego trakcie może on zadać specjalistom dodatkowe pytania lub ustalić dalszy plan działania.
Audyt IT daje możliwość zoptymalizowania procesów i działania systemu firmy. To także uzyskanie potwierdzenia, że przedsiębiorstwo i wszystkie jego kluczowe zasoby są bezpieczne. Weryfikacja i poprawa zabezpieczeń to również zabezpieczenie przed narażeniem się na kary w związku z niedopilnowaniem procedur bezpieczeństwa i wyciekiem danych. Zaleca się regularne wykonywanie audytu w firmie, a zwłaszcza audytu bezpieczeństwa. Wszystko przez dynamikę świata oraz pojawiających się w nim zagrożeń. Wykonywanie go raz w roku umożliwia trzymanie ręki na pulsie oraz bieżącą weryfikację stosowanych zabezpieczeń.
Jeśli zainteresował Cię ten temat i chcesz dowiedzieć się więcej – możesz umówić się na bezpłatną konsultację.