Autor: Mateusz Misiun – Opiekun klienta ds. bezpieczeństwa IT
Wielu przedsiębiorców nie zastanawia się, w jaki sposób ma zabezpieczoną firmową pocztę, dopóki nie dojdzie do incydentu. Niepowołany dostęp, utrata wiadomości albo kradzież danych – wszystko się może zdarzyć. Zagrożenia związane z nieodpowiednim zabezpieczeniem skrzynek mailowych są realne i mogą mieć poważne konsekwencje. Rozwiązaniem jest bezpieczna poczta – czym jest i dlaczego warto mieć ją w firmie?
Zobacz też: Kopia zapasowa danych w firmie – jak powinna wyglądać?
Bezpieczna poczta – co to jest?
Bezpieczna poczta zapewnia wysoki poziom ochrony prywatności i bezpieczeństwa informacji przesyłanych mailem. Obejmuje różne techniki i środki, które chronią Twoją firmę przed nieautoryzowanym dostępem, przechwytywaniem, modyfikowaniem, a nawet podsłuchiwaniem wiadomości. Jest to poczta z zaawansowanymi funkcjami bezpieczeństwa, która zmniejsza ryzyko wystąpienia groźnych incydentów.
Te zdarzają się naprawdę często. W ostatnich latach odnotowuje się wzrost incydentów bezpieczeństwa IT – w tym phishingu, który najczęściej jest przesyłany właśnie pocztą. Potwierdzają to statystyki. Według danych CERT Polska liczba zarejestrowanych ataków phishingowych w 2023 roku była aż trzykrotnie wyższa, niż rok wcześniej.
Jakie funkcje ma bezpieczna poczta?
Bezpieczna poczta posiada liczne funkcje, które chronią Twoje dane. Do najważniejszych należą:
- Szyfrowanie, dzięki któremu przesyłane wiadomości może odczytać tylko zamierzony odbiorca. Oszuści, którzy przejmą pocztę, nie widzą jej prawdziwej treści, a jedynie zakodowany, nieczytelny tekst. Treść jest dostępna tylko dla zautoryzowanych adresatów.
- Weryfikacja tożsamości, która zapewnienia, że wiadomość pochodzi od zaufanego nadawcy. Programy pocztowe stosują różne mechanizmy uwierzytelniania, takie jak DMARC, SPF, DKIM, które zapobiegają fałszowaniu adresów e-mail. W praktyce wygląda to tak, że jeśli ktoś podszyje się pod osobę z Twojej organizacji, to zobaczysz odpowiednie powiadomienie w swojej skrzynce.
- Bezpieczne serwery pocztowe, które wspierają szyfrowanie i posiadają dodatkowe środki ochrony (np. zaawansowane zapory ogniowe czy systemy detekcji włamań). Serwery pomagają zapewnić, że wiadomości są zabezpieczone podczas przesyłania i przechowywania.
- Ochrona przed spamem i phishingiem. Bezpieczna poczta często ma zaawansowane mechanizmy wykrywania i blokowania niechcianych wiadomości (spamu) oraz prób wyłudzenia informacji (phishingu). Koniec z zaśmiecaniem Twojej skrzynki pocztowej.
Co może się stać bez odpowiednich zabezpieczeń?
Poczta to jedno z głównych narzędzi, z których korzystają oszuści. Wykorzystują je do przesyłania wiadomości wyłudzających dane albo do przechwytywania poufnych informacji. Przekonują się o tym nie tylko wielkie korporacje, ale też wiele małych i średnich firm, z którymi współpracujemy.
W 2024 roku jedna z firm księgowych z trójmiejskiego rynku padła ofiarą ataku phishingowego. Cyberprzestępcy podszyli się pod klienta firmy i wykorzystali e-mail, aby nakłonić jednego z pracowników do przelania pieniędzy na konto kontrolowane przez oszustów. Firma straciła w wyniku ataku kilkanaście tysięcy złotych.
Brak bezpiecznej poczty to ryzyko udanych ataków phishingowych
Innym przykładem jest warszawska kancelaria prawna, która również stała się celem ataku phishingowego. Hakerzy wysłali wiadomość, która wydawała się pochodzić od właściciela. Miał on rzekomo udostępniać swoim pracownikom plik, który był widoczny dopiero po zalogowaniu. Kilku pracowników nabrało się na fałszywego maila i podało dane dostępowe. Dzięki temu oszuści zyskali dostęp do systemu i poufnych danych.
Takie sytuacje pokazują, jak istotne są zaawansowane rozwiązania zabezpieczające firmową pocztę.
Bezpieczna poczta – Microsoft Exchange
Jednym z najskuteczniejszych sposobów ochrony firmowej korespondencji jest korzystanie z poczty Microsoft Exchange. Jest to system pocztowy z zaawansowanymi funkcjami zabezpieczeń. Wszystkie ważne dane użytkowników są przechowywane w jednym archiwum zbiorczym, a e-maile są bezpieczne i synchronizowane na różnych urządzeniach. To jak prywatna poczta, ale dla firm – z większą kontrolą i zabezpieczeniami.
Dlaczego warto rozważyć to rozwiązanie?
Z Microsoft Exchange korzysta wielu naszych Klientów. Polecamy im to rozwiązanie ze względu na kilka kluczowych aspektów. Poczta od Microsoftu to przede wszystkim:
- zaawansowane szyfrowanie – czyli zabezpieczenie wiadomości w trakcie przesyłania i przechowywania, dzięki czemu tylko nadawca i odbiorca mogą przeczytać ich treść,
- wbudowana ochrona przed zagrożeniami – czyli zaawansowane filtry antyspamowe, ochrona przed phishingiem i mechanizmy wykrywania złośliwego oprogramowania,
- zintegrowane zarządzanie dostępem – program umożliwia precyzyjne zarządzanie uprawnieniami użytkowników, a to minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu,
- automatyczne kopie zapasowe – regularnie tworzy kopie zapasowe wiadomości, co pozwala na ich szybkie odzyskanie w przypadku awarii lub przypadkowego usunięcia,
- skalowalność i integracja – Exchange bezproblemowo integruje się z innymi usługami Microsoft 365, takimi jak Teams czy SharePoint. To idealne rozwiązanie zarówno dla małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw.
Bezpieczna poczta – jak ją wdrożyć w swojej firmie?
Jeśli chciałbyś przenieść swoją pocztę do Microsoft Exchange, to skorzystaj z pomocy specjalistów IT. Wykonają oni migrację danych i bezpiecznie przeniosą Twoje skrzynki i wszystkie wiadomości na nową platformę. Eksperci skonfigurują e-maila i uruchomią zabezpieczenia – takie jak dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA).
Po podłączeniu poczty na komputerach i telefonach, będziesz miał dostęp do swoich maili z każdego miejsca. Po wszystkim możesz zorganizować szkolenie dla Twoich pracowników. W ten sposób nauczysz zespół korzystać z nowych funkcji bezpieczeństwa i rozpoznawać zagrożenia.
Przeniesienie Twojej aktualnej poczty do nowego rozwiązania nie spowoduje utraty wiadomości – pod warunkiem, że zostanie prawidłowo przeprowadzone. Jeśli jesteś ciekawy, jak przebiegają migracje, możesz przeczytać nasze case study:
Case study: Migracja do Microsoft 365 dla blisko 200 użytkowników
Podsumowanie
Bezpieczna poczta to strategiczna inwestycja w ochronę Twojej firmy. Wybierając rozwiązanie takie jak Microsoft Exchange, zyskujesz nie tylko zaawansowaną ochronę, ale także narzędzia, które wspierają efektywność i zgodność z regulacjami. Jeśli masz pytania w tym temacie, to zachęcam do zapisania się na naszą bezpłatną konsultację IT. Podczas spotkania lepiej poznamy Twoją sytuację i będziemy w stanie zaproponować konkretne rozwiązania.
