Praca Twojego zespołu to między innymi wysyłanie e-maili, ale co w sytuacji, gdy są one traktowane jak spam? Próbujesz skontaktować się z ważnymi Klientami lub Kontrahentami, ale nie możesz doczekać się odpowiedzi. Twoje wiadomości hurtowo lądują w spamie lub nie są dostarczane do adresata, więc komunikacja staje się uciążliwa. Powodem może być błędnie skonfigurowana poczta. Dlaczego jeszcze Twoje wiadomości e-mail trafiają do spamu?
Co, gdy poczta w firmie nie działa prawidłowo?
Poczta e-mail jest fundamentem komunikacji w niemal każdej firmie. Jeśli nie działa prawidłowo, praca staje się uciążliwa. Skutkuje to między innymi tym, że:
Nie dostajesz odpowiedzi, bo Twoje wiadomości e-mail trafiają do spamu
Klienci nie odpowiadają na Twoje wiadomości, bo po prostu ich nie widzą. Jesteś przyzwyczajony, że każdy wysłany e-mail oznacza telefon do adresata, aby powiadomić go o przesłanej wiadomości. Praca staje się przez to bardzo uciążliwa, a przecież nie musi tak być.
Czas odpowiedzi się wydłuża, co powoduje kłopoty w komunikacji
Z tego samego powodu komunikacja w firmie staje się mniej efektywna. Ty i Twoi współpracownicy jesteście sfrustrowani, bo nie możecie normalnie porozumiewać się z kolegami z zespołu. Odpowiedź na maila twa długo, a odwiedzanie skrzynki spam i wyszukiwanie w niej ważnych wiadomości staje się rutyną.
Tracisz biznesowe okazje
Do Klientów nie trafiają Twoje oferty, które wysyłasz mailem, a to oznacza utratę okazji biznesowych. Jeśli e-mail nie pojawi się w skrzynce głównej Klienta, to najpewniej nie zostanie otwarty w ogóle. Nie dość, że nie podpiszesz nowego kontraktu i nie zrealizujesz sprzedaży, to będziesz musiał tłumaczyć się z nieudanej szansy sprzedaży przed przełożonym.
Firma traci na reputacji, gdy jej wiadomości e-mail trafiają do spamu
Firma wysyłająca spam automatycznie traci na wizerunku. Przesyłanie takich wiadomości nie świadczy najlepiej o poziomie współpracy z daną organizacją i może zaważyć na decyzjach Klientów. Jeśli nie potrafisz zadbać o narzędzia pracy w swojej firmie, to dlaczego Klient ma zaufać, że odpowiednio zajmiesz się jego biznesem?
Dlaczego wiadomości e-mail trafiają do spamu?
Przyczyn jest mnóstwo, jednak można wymienić kilka najpopularniejszych czynników, które o tym decydują. Najczęściej powodami, przez które Twoje wiadomości e-mail trafiają do spamu, są:
Wysyłasz zbyt dużo e-maili w krótkim czasie
Jedną z głównych przyczyn trafiania wiadomości e-mail do spamu jest niewłaściwie dobrana częstotliwość oraz nadmierna ilość wysyłanych e-maili. Wysyłanie zbyt dużej liczby wiadomości w krótkim okresie czasu może być interpretowane przez filtry antyspamowe jako podejrzane i typowe dla spamerów. Nawet jeśli treść wiadomości jest wartościowa, odbiorcy mogą poczuć się przytłoczeni, a czasami zaczynają oznaczać e-maile jako spam, co dodatkowo obniża reputację nadawcy. Również, gdy firma decyduje się na masowe wysyłki e-maili bez odpowiedniej strategii, ryzykuje, że jej wiadomości zostaną uznane za spam.
Twoja firma korzysta z hostingu o niskiej reputacji
Każdy serwer pocztowy ma przypisaną reputację, która jest oceniana przez dostawców usług internetowych oraz inne systemy filtrowania poczty. Reputacja ta opiera się na różnych czynnikach. Jest to między innymi ilość wysyłanych e-maili, wskaźnik odrzuceń, liczba skarg na spam oraz zgodność z najlepszymi praktykami wysyłki e-maili. Jeśli serwer, z którego Twoja firma wysyła e-maile ma złą reputację, istnieje duże prawdopodobieństwo, że wiadomości te zostaną automatycznie oznaczone jako spam.
Współdzielisz hosting IP z nadawcą uznanym za spam
Kolejną istotną przyczyną trafiania e-maili do folderu spamu jest współdzielenie hostingu IP z nadawcą uznawanym za spam. W sytuacji, gdy wiele firm korzysta z tego samego adresu IP do wysyłania swoich wiadomości e-mail, działania jednej z nich mogą negatywnie wpłynąć na reputację pozostałych. Jeśli jeden z użytkowników współdzielonego IP zostanie uznany za spamera, reputacja całego adresu IP może ucierpieć. Skutkuje to problemami z dostarczalnością wiadomości dla wszystkich korzystających z tego IP – również Twojej firmy.
Poczta odbiorcy ma specyficzne ustawienia antyspamowe
Jednym z powodów, dla których e-maile mogą trafiać do folderu spamu, są specyficzne ustawienia antyspamowe poczty odbiorcy. Różne systemy pocztowe mają swoje własne, unikalne konfiguracje filtrów antyspamowych. Niektóre z nich mogą być bardziej czułe lub posiadać specjalne reguły blokujące określone typy wiadomości. Odbiorca może zablokować u siebie wiadomości zawierające określoną treść, czy załączniki. Dlatego nawet jeśli jako nadawca stosujesz się do najlepszych praktyk przesyłania e-maili, wiadomości mogą zostać zatrzymane przez te filtry, jeśli spełniają określone kryteria blokady.
Wiadomości e-mail trafiają do spamu. Jak sobie poradzić?
Naprawę problemów z wiadomościami trafiającymi do spamu warto rozpocząć od prawidłowej konfiguracji poczty. Najlepiej by konfiguracja została przeprowadzona przez inżyniera IT, który przeanalizuje stan obecny i wdroży niezbędne usprawnienia. Zmiana ustawień poczty, a także przestrzeganie dobrych praktyk wysyłki maili mogą pomóc. Zwiększy się dzięki temu dostarczalność Twoich wiadomości.
W sytuacji, gdy firma zgłasza problemy z pocztą e-mail, często proponuje się także migrację poczty do nowego rozwiązania. Polega ona na przeniesieniu wiadomości i kont użytkowników do innego programu obsługującego e-mail. Czyli o lepszej reputacji i z większymi możliwościami konfiguracji. W tym procesie specjalista IT dokonuje prawidłowej konfiguracji poczty, dzięki czemu Twoje maile nie są dłużej traktowane jak spam.
Podsumowując, aby uniknąć problemów z e-mailami trafiającymi do spamu, konieczne jest kompleksowe podejście. Obejmuje ono analizę obecnej konfiguracji poczty, wdrożenie najlepszych praktyk wysyłki e-maili oraz regularne monitorowanie reputacji serwera i domeny. Profesjonalna pomoc inżyniera IT w konfiguracji poczty i migracji do bardziej zaawansowanego systemu może znacząco poprawić dostarczalność wiadomości. Dzięki temu komunikacja z klientami i partnerami biznesowymi będzie bardziej efektywna, co przełoży się na lepsze wyniki działalności firmy i jej pozytywny wizerunek.
Jeśli w swojej firmie zauważasz problemy z dostarczalnością maili lub otrzymujesz sygnały, że Twoje wiadomości trafiają do spamu – umów się na bezpłatną konsultację z inżynierami IT. Kliknij w link poniżej i skorzystaj z darmowej rozmowy ze specjalistą:
