W Twojej firmie wysyłasz dziennie setki, jeśli nie tysiące e-maili. Ale co w sytuacji, gdy poczta adresata traktuje je jak spam? Próbujesz skontaktować się z ważnymi Klientami lub Kontrahentami, ale nie możesz doczekać się odpowiedzi. Twoje wiadomości hurtowo lądują w spamie lub nie są dostarczane do adresata, więc komunikacja staje się uciążliwa. Powodem może być błędnie skonfigurowana poczta. Sprawdź, dlaczego Twoje wiadomości e-mail trafiają do spamu?
Co, gdy poczta w firmie nie działa prawidłowo?
Poczta e-mail jest fundamentem komunikacji w niemal każdej firmie. Jeśli nie działa prawidłowo, praca staje się uciążliwa. Skutkuje to między innymi tym, że:
Nie dostajesz odpowiedzi, bo Twoje wiadomości e-mail trafiają do spamu
Klienci nie odpowiadają na Twoje wiadomości, bo po prostu ich nie widzą. Jesteś przyzwyczajony, że każdy wysłany e-mail oznacza telefon do adresata, aby powiadomić go o przesłanej wiadomości. Praca staje się przez to bardzo uciążliwa, a przecież nie musi tak być.
Czas odpowiedzi się wydłuża, co powoduje kłopoty w komunikacji
Z tego samego powodu komunikacja w firmie staje się mniej efektywna. Ty i Twoi współpracownicy jesteście sfrustrowani, bo nie możecie normalnie porozumiewać się z kolegami z zespołu. Odpowiedź na maila twa długo, a odwiedzanie skrzynki spam i wyszukiwanie w niej ważnych wiadomości staje się rutyną.
Tracisz biznesowe okazje
Do Klientów nie trafiają Twoje oferty, które wysyłasz mailem, a to oznacza utratę okazji biznesowych. Jeśli e-mail nie pojawi się w skrzynce głównej Klienta, to najpewniej on nigdy go nie otworzy. Nie dość, że nie podpiszesz nowego kontraktu i nie zrealizujesz sprzedaży, to będziesz musiał tłumaczyć się z nieudanej szansy sprzedaży przed przełożonym.
Firma traci na reputacji, gdy jej wiadomości e-mail trafiają do spamu
Firma wysyłająca spam automatycznie traci na wizerunku. Przesyłanie takich wiadomości nie świadczy najlepiej o poziomie współpracy z daną organizacją i może zaważyć na decyzjach Klientów. Jeśli nie potrafisz zadbać o narzędzia pracy w swojej firmie, to dlaczego Klient ma zaufać, że odpowiednio zajmiesz się jego biznesem?
Dlaczego wiadomości e-mail trafiają do spamu?
Przyczyn jest mnóstwo, jednak można wymienić kilka najpopularniejszych czynników, które o tym decydują. Najczęściej powodami, przez które Twoje wiadomości e-mail trafiają do spamu, są:
Wysyłasz zbyt dużo e-maili w krótkim czasie
Jedną z głównych przyczyn, że Twoje wiadomości e-mail trafiają do spamu, jest niewłaściwie dobrana częstotliwość oraz nadmierna ilość wysyłanych e-maili. Jeśli wysyłasz zbyt dużą ilość wiadomości w krótkim okresie czasu, to filtry antyspamowe interpretują to zachowanie jako podejrzane i typowe dla spamerów. Nawet jeśli treść wiadomości jest wartościowa, odbiorcy mogą poczuć się przytłoczeni, a czasami zaczynają oznaczać e-maile jako spam, co dodatkowo obniża reputację nadawcy. Również, gdy decydujesz się na masowe wysyłki e-maili bez odpowiedniej strategii, ryzykujesz, że Twoje wiadomości zostaną uznane za spam.
Twoja firma korzysta z hostingu o niskiej reputacji
Każdy serwer pocztowy ma przypisaną reputację, która jest oceniana przez dostawców usług internetowych oraz inne systemy filtrowania poczty. Reputacja ta opiera się na różnych czynnikach. Jest to między innymi ilość wysyłanych e-maili, wskaźnik odrzuceń, liczba skarg na spam oraz zgodność z najlepszymi praktykami wysyłki e-maili. Jeśli serwer, z którego Twoja firma wysyła e-maile ma złą reputację, istnieje duże prawdopodobieństwo, że system automatycznie oznaczy te wiadomości jako spam.
Współdzielisz hosting IP z nadawcą uznanym za spam
Kolejną istotną przyczyną trafiania e-maili do folderu spamu jest współdzielenie hostingu IP z nadawcą uznawanym za spam. W sytuacji, gdy wiele firm korzysta z tego samego adresu IP do wysyłania swoich wiadomości e-mail, działania jednej z nich mogą negatywnie wpłynąć na reputację pozostałych. Jeśli system uzna jednego z użytkowników współdzielonego IP za spamera, reputacja całego adresu IP może ucierpieć. Skutkuje to problemami z dostarczalnością wiadomości dla wszystkich korzystających z tego IP – również Twojej firmy.
Poczta odbiorcy ma specyficzne ustawienia antyspamowe
Jednym z powodów, dla których e-maile mogą trafiać do folderu spamu, są specyficzne ustawienia antyspamowe poczty odbiorcy. Różne systemy pocztowe mają swoje własne, unikalne konfiguracje filtrów antyspamowych. Niektóre z nich mogą być bardziej czułe lub posiadać specjalne reguły blokujące określone typy wiadomości. Odbiorca może zablokować u siebie wiadomości zawierające określoną treść, czy załączniki. Dlatego nawet jeśli jako nadawca stosujesz się do najlepszych praktyk przesyłania e-maili, filtry zatrzymują Twoje wiadomości, jeśli te spełniają określone kryteria blokady.
Wiadomości e-mail trafiają do spamu. Jak sobie poradzić?
Naprawę problemów z wiadomościami trafiającymi do spamu warto rozpocząć od prawidłowej konfiguracji poczty. Najlepiej, aby konfigurację przeprowadził IT, który przeanalizuje stan obecny i wdroży niezbędne usprawnienia. Zmiana ustawień poczty, a także przestrzeganie dobrych praktyk wysyłki maili mogą pomóc. Zwiększy się dzięki temu dostarczalność Twoich wiadomości.
Specjalista może zweryfikować poprawność rekordów DKIM i DMARC, które odpowiadają za autoryzację nadawcy. To właśnie ich brak lub błędna konfiguracja jest jednym z najczęstszych powodów, dla których wiadomości są traktowane jako podejrzane. Ważne jest także zadbanie o reputację domeny i adresu IP, z którego wysyłane są wiadomości – a to można osiągnąć poprzez unikanie masowych wysyłek, ograniczenie linków zewnętrznych w treści maila oraz zadbanie o jego odpowiednią strukturę. W niektórych przypadkach zaleca się również zmianę systemu pocztowego i przeprowadzenie migracji, szczególnie gdy obecne środowisko nie spełnia standardów bezpieczeństwa i jakości.
Migracja poczty a problem ze spamem
Migracja poczty to jedno z najskuteczniejszych rozwiązań, gdy wiadomości wysyłane z firmowego adresu trafiają do spamu. Przeniesienie skrzynek e-mail do nowoczesnego, dobrze ocenianego systemu pocztowego – np. Microsoft 365lub dedykowanego serwera o wysokiej reputacji – pozwala uniknąć wielu problemów związanych z dostarczalnością wiadomości. W trakcie migracji specjalista IT nie tylko przenosi dane, ale przede wszystkim przeprowadza pełną konfigurację techniczną zgodną z aktualnymi standardami (m.in. DKIM, DMARC), które są kluczowe dla wiarygodności nadawcy. Dzięki temu filtry antyspamowe traktują Twoją firmową korespondencję jako bezpieczną i godną zaufania.
Co więcej, podczas migracji można zrezygnować z usług współdzielonych, które często psują reputację IP nadawcy, i przejść na indywidualne rozwiązania dopasowane do potrzeb firmy. Oznacza to, że przestajesz być uzależniony od błędów innych użytkowników tej samej infrastruktury. W efekcie wiadomości trafiają do głównej skrzynki odbiorczej Klienta, a nie do spamu. To znacząco poprawia komunikację, skuteczność działań sprzedażowych i wizerunek Twojej firmy. Migracja to inwestycja w pewność, że Twoje e-maile dotrą tam, gdzie powinny.
Podsumowanie – dlaczego wiadomości e-mail trafiają do spamu?
Podsumowując, aby uniknąć problemów z e-mailami trafiającymi do spamu, konieczne jest kompleksowe podejście. Obejmuje ono analizę obecnej konfiguracji poczty, wdrożenie najlepszych praktyk wysyłki e-maili oraz regularne monitorowanie reputacji serwera i domeny. Profesjonalna pomoc inżyniera IT w konfiguracji poczty i migracji do bardziej zaawansowanego systemu może znacząco poprawić dostarczalność wiadomości. Dzięki temu komunikacja z klientami i partnerami biznesowymi będzie bardziej efektywna. To z kolei przełoży się na lepsze wyniki działalności firmy i jej pozytywny wizerunek.
Jeśli w swojej firmie zauważasz problemy z dostarczalnością maili lub otrzymujesz sygnały, że Twoje wiadomości trafiają do spamu – umów się na bezpłatną konsultację z inżynierami IT. Kliknij w link poniżej i skorzystaj z darmowej rozmowy ze specjalistą:
