Jak wyglądała sytuacja wyjściowa?
Firma z branży weterynaryjnej zgłosiła się do nas z potrzebą usprawnienia komunikacji i unowocześnienia swojego środowiska IT. Zespół złożony z kilkuset osób pracował w kilkunastu oddziałach w całej Polsce. Ze względu na rosnące potrzeby operacyjne, firma chciała poprawić komunikację pomiędzy oddziałami i stworzyć centralną, elektroniczną bazę danych.
Od początku stawiano na jedno konkretne rozwiązanie – przejście do Microsoft 365 (M365).
Migracja
bez żadnego dnia przestoju.
200 skrzynek
przeniesionych do Microsoft 365.
Kilkanaście oddziałów
w nowoczesnym środowisku M365.
Wyzwania
1. Komunikacja między oddziałami
Firma ma kilkanaście oddziałów. Brak spójnych narzędzi komunikacyjnych był sporym wyzwaniem. Jeśli jeden oddział potrzebował danych od drugiego, to pracownicy przekazywali sobie informacje mailowo lub telefonicznie. Zespoły mobilne nie miały dostępu do aktualnych danych, bo aplikacje używane w biurze nie były dostępne w terenie. To utrudniało szybkie przekazywanie informacji, opóźniało decyzje i ograniczało współpracę zespołów.
2. Brak centralnej bazy danych i papierowy obieg dokumentów
Wyzwaniem był także brak centralnej bazy danych. Pracownicy wielokrotnie przesyłali pomiędzy sobą te same pliki. Jeśli potrzebowali jakiegoś dokumentu, to przeszukiwali skrzynki mailowe lub dzwonili do siebie, próbując odnaleźć potrzebne dane. Dodatkowo, papierowy obieg dokumentów znacząco spowalniał procesy operacyjne.
3. Wdrożenie Microsoft 365 dla dużej organizacji to duże wyzwanie
Z jednej strony część pracowników nie miała doświadczenia w pracy z narzędziami Microsoft, co utrudniało im szybkie wdrożenie. Z drugiej strony, kadra zarządzająca, odpowiedzialna za wybór tego narzędzia, nie znała w pełni najnowszych możliwości M365. Potrzebne były szkolenia, które podniosą umiejętności zespołu w obsłudze aplikacji.
Komentarz Eksperta Global IT:
Duża liczba oddziałów i użytkowników spowodowała, że jednorazowe przeniesienie całego systemu do Microsoft 365 byłoby zbyt ryzykowne.
Dlatego zdecydowaliśmy się na rozwiązanie hybrydowe.
Początkowo część pracowników pozostała na dotychczasowym hostingu, podczas gdy inni zaczęli korzystanie z rozwiązań M365. Przeprowadziliśmy testy, które potwierdziły, że oba systemy mogą działać równolegle bez zakłóceń.
Migracja przebiegała stopniowo – przenosiliśmy od 5 do 30 skrzynek pocztowych dziennie, w zależności od oddziału. Dzięki takiemu podejściu każdy etap był dokładnie monitorowany, co pozwoliło na szybkie reagowanie na ewentualne problemy. Szybki czas reakcji w tym przypadku jest kluczowy.
Rozwiązania
1. Bezpłatna prezentacja funkcji Microsoft 365 dla zarządu
Pierwszym krokiem w naszej współpracy była bezpłatna prezentacja możliwości i sposobów wykorzystania Microsoft 365 dopasowana do aktualnych wyzwań firmy. Podczas prezentacji Zarząd mógł zobaczyć na realnych przykładach możliwości tego środowiska i ocenić, czy przeprowadzenie migracji będzie korzystne biznesowo.
2. Przeprowadzenie bezpiecznej migracji do środowiska Microsoft 365
Ze względu na dużą liczbę oddziałów i użytkowników, migrację do Microsoft 365 zaplanowaliśmy jako proces stopniowy. Wykorzystaliśmy rozwiązanie hybrydowe, pozwalające na jednoczesne działanie obu systemów – części użytkowników na dotychczasowym hostingu i części w M365. Testy potwierdziły stabilność takiego rozwiązania. Skrzynki pocztowe przenosiliśmy etapami, od 5 do 30 dziennie, co umożliwiło bieżące monitorowanie i szybkie rozwiązywanie problemów
3. Usprawnienie komunikacji dzięki Microsoft Teams oraz Outlook
Wdrożenie Microsoft Teams i poczty Outlook ujednoliciło komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Wszystkie wiadomości wychodzące z firmy mają spójny branding, a podspółki zachowały swoją odrębność w komunikacji wewnętrznej. Stworzyliśmy dedykowane skrzynki współdzielone i indywidualne konta e-mail.
4. Wspólna baza danych i plików dzięki SharePoint i OneDrive
Wdrożenie SharePoint i OneDrive dało firmie centralne miejsce do przechowywania i udostępniania dokumentów. Zespoły mogą teraz łatwiej dzielić się plikami, organizować je w przestrzeniach roboczych i współpracować w czasie rzeczywistym.
Microsoft Teams, zintegrowany z SharePoint ułatwił dostęp do dokumentów, szybszą komunikację, planowanie zadań i organizację pracy w kalendarzach zespołowych. To rozwiązanie zwiększyło mobilność, zwłaszcza dla pracowników w terenie i zmniejszyło zależność od papierowego obiegu dokumentów.
5. Praktyczne szkolenia z obsługi M365 – szybsza adaptacja
Aby zapewnić pracownikom firmy pełną efektywność z nowych narzędzi, organizujemy cykliczne szkolenia z obsługi Microsoft 365. Użytkownicy zdobywają nie tylko teoretyczną wiedzę, ale przede wszystkim praktyczne umiejętności, które pozwalają im sprawnie korzystać z Teams, SharePoint, OneDrive i innych aplikacji.
6. Ciągłe wsparcie w utrzymaniu i obsłudze rozwiązania
Firma korzysta z umowy o stałą obsługę Microsoft 365. Dzięki temu użytkownicy mogą zgłaszać ewentualne problemy do profesjonalnego Helpdesku IT, który szybko reaguje na ich zgłoszenia. Global IT wspiera w rozwiązywaniu szerokiego zakresu wyzwań: od dodania nowego użytkownika, aż po rozwiązywanie trudności z wykorzystaniem funkcji systemu. Dzięki temu, firma może wykorzystywać pełnie możliwości tego rozwiązania.
Firma planuje wdrożyć zaawansowane funkcje bezpieczeństwa z Microsoft 365 Business Premium. Wdrożenie tych rozwiązań, zaplanowane na najbliższe miesiące, to kluczowy krok w strategii bezpieczeństwa firmy.
Wyniki współpracy
- Migracja blisko 200 skrzynek pocztowych bez żadnych przestojów.
- Kilkanaście oddziałów połączonych w jedno, nowoczesne środowisko Microsoft 365.
- Usprawniona komunikacja wewnętrzna dzięki wdrożeniu Microsoft Teams i Outlooka.
- Centralna baza danych i plików, ograniczająca papierowy obieg dokumentów.
- Zespoły mobilne zyskały dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym.
- Praktyczne szkolenia, które przyspieszają adaptację pracowników do nowych narzędzi.
- Natychmiastowa reakcja na problemy dzięki wsparciu Helpdesk IT, działającego w oparciu o konkretną umowę serwisową (SLA).
- Planowane wdrożenie zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa, zwiększających ochronę danych firmy.