Wielu przedsiębiorców na początku działalności decyduje się na założenie firmowej poczty w serwisach takich jak home.pl czy nazwa.pl. To szybkie i stosunkowo tanie rozwiązanie. Jednak z wraz z rozwojem firmy rosną także potrzeby – dotyczące bezpieczeństwa, kontroli czy integracji z narzędziami biznesowymi. W takich przypadkach pojawia się pomysł przeniesienia poczty na bardziej zaawansowaną platformę. Jak wygląda migracja poczty i o czym warto pamiętać?
Zobacz także: Obsługa informatyczna: 10 codziennych sytuacji IT, w których wspieramy klientów
Dlaczego warto zdecydować się na migrację poczty?
Migracja poczty pozwala zwiększyć bezpieczeństwo i efektywność pracy w firmie. W Global IT Solutions najczęściej pomagamy firmom przenieść swoje skrzynki do Microsoft Exchange, który działa w ramach usługi Microsoft 365. To rozwiązanie, które gwarantuje niezawodność, elastyczność oraz pełną integrację z pakietem M365 – w tym z Teamsem, Wordem czy OneDrivem. Jedno z najczęstszych zleceń, jakie realizujemy, to migracja poczty z home.pl do M365. Jak to wygląda w praktyce?
Migracja poczty – krok po kroku
Migracja poczty to proces, który podzielony jest na kilka etapów. Dzięki temu użytkownicy nie odczuwają przerw w działaniu systemu, a całość odbywa się w tle i nie zakłóca pracy.
Krok 1: Analiza środowiska
Pierwszy etap to analiza środowiska pocztowego. Ustalamy, ile kont należy przenieść i jakiego typu licencja będzie najlepsza. Inaczej wygląda migracja poczty z home.pl do M365, jeśli firma potrzebuje tylko poczty, a inaczej, jeśli interesuje ją pełen pakiet Microsoft 365. Na tym etapie klient wypełnia prosty plik Excel z danymi kont. Zbieramy też niezbędne dostępy do obecnej poczty, hostingu i domeny.
Krok 2: Przygotowanie środowiska migracyjnego
Etap drugi obejmuje konfigurację środowiska migracyjnego. Przygotowujemy maszyny i narzędzia, które umożliwią bezpieczne przeniesienie skrzynek.
Krok 3: Konfiguracja środowiska docelowego
Kolejny etap to konfiguracja środowiska docelowego, do którego zostanie przeniesiona cała poczta. Tworzymy nowe konta, grupy użytkowników, przypisujemy licencje i podpinamy domeny w Microsoft 365.
Krok 4: Właściwa migracja poczty
Na tym etapie uruchamiamy proces kopiowania wiadomości – dane są przenoszone ze starego hostingu na nowy. Co ważne, stara poczta działa cały czas normalnie, a całość odbywa się w tle. Czas migracji zależy od liczby skrzynek i ilości danych – może trwać dwa dni, a może dwa tygodnie.
Krok 5: Przełączenie na nowe środowisko
W Global IT Solutions nazywamy ten etap „DNIEM ZERO”. To moment, w którym kończymy synchronizację, a firma zaczyna korzystać z nowego systemu. Najczęściej przełączenie odbywa się po godzinach pracy, by nie zaburzać działalności operacyjnej. Od tego momentu pracownicy logują się do nowej poczty – np. przez office.com lub aplikację Outlook.
Krok 6: Konfiguracja użytkowników
Po przełączeniu środowiska konfigurujemy indywidualne konta użytkowników. Ustawiamy podpisy, instalujemy Outlooka i pomagamy przy pierwszym logowaniu. To ostatni etap procesu, który jest jednocześnie najbardziej czasochłonny.
Migracja poczty – minimalne zaangażowanie po stronie firmy
Cały proces migracji poczty wymaga od klienta minimalnego zaangażowania. Potrzebujemy jedynie udziału podczas etapu analizy oraz krótkiej konfiguracji z użytkownikami. Wszystkie kwestie techniczne są po stronie specjalistów IT.
Jakie korzyści daje migracja poczty?
Wśród wielu zalet migracji poczty do M365 kluczowe są cztery:
- Pełna synchronizacja poczty, kalendarzy i kontaktów na wszystkich urządzeniach. Dzięki temu możesz swobodnie korzystać ze swojej poczty – bez względu na to, gdzie pracujesz. Wysyłasz maile ze smartfona, ustawiasz spotkania z komputera, a wszystko się ze sobą synchronizuje.
- Większe bezpieczeństwo – Exchange chroni przed phishingiem, spamem i utratą danych. Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa ograniczają ryzyko wycieku danych w Twojej organizacji.
- Backup poczty. Koniec z paniką, gdy ktoś przypadkiem usunie ważną wiadomość. W Exchange można je odzyskać w ciągu kilkunastu dni. Jeśli potrzebujesz, to okres ten można wydłużyć.
- Zintegrowane środowisko pracy. Jeśli Twoja firma korzysta ze środowiska M365, to dzięki migracji Twoja poczta będzie zintegrowana z Microsoft Teams, OneDrive, Wordem i innymi aplikacjami.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Jeśli planujesz migrację poczty z home.pl do M365, warto umówić się na bezpłatną konsultację z naszym inżynierem IT. Podczas rozmowy lepiej poznamy Twoje potrzeby i odpowiemy na Twoje pytania. Konsultacja jest niezobowiązująca, a może okazać się przydatna w podjęciu ważnej decyzji o migracji.
Umów się na bezpłatną konsultację IT – KLIKNIJ, ABY PRZEJŚĆ DO FORMULARZA.