W artykule omawiamy oszczędności, jakie możesz zyskać dzięki uporządkowanemu obszarowi IT w Twojej firmie. Post został napisany na podstawie filmu z kanału YouTube – Niezawodne IT. Obejrzyj cały odcinek klikając w grafikę lub korzystając z linku poniżej:
Obejrzyj cały odcinek na YouTube – KLIKNIJ
Jak oszczędzać na obszarze IT w firmie?
Wielu zarządzających i właścicieli firm patrzy na obszar informatyczny w swojej organizacji wyłącznie przez pryzmat wydatków. Całe IT kojarzy im się przede wszystkim z wydawaniem pieniędzy i ciągłymi inwestycjami. W IT, pomysły na nowe inwestycje zawsze się znajdą. Ale trzeba pamiętać, że wydatki czy to na nowy sprzęt, czy na sieć, na backup, nie służą temu, żeby po prostu wykorzystać nadwyżki, które generuje firma. Służą one temu, żeby realnie usprawnić działanie Twojej firmy lub ją zabezpieczyć.
Dlatego proponujemy inne podejście – nie chodzi o to, żeby wydać jak najmniej, a o to, żeby wydawać optymalnie. Bo co z tego, że kupisz pracownikowi 2 razy tańszy komputer, skoro później będzie on na przykład pracować cztery razy mniej wydajnie? I po dwóch tygodniach ta pozorna oszczędność odbije się czkawką? Nie wspominając już o możliwości wystąpienia poważniejszej awarii, która sprawi, że na przykład cała firma straci dostęp do jakiegoś ważnego systemu czy serwera. I dopiero wtedy, już bardzo namacalnie okaże się, że może jednak warto było wydać nieco więcej. Więc jak widzisz, często dobre inwestowanie w obszar informatyczny nie polega na tym żeby wydawać jak najmniej, tylko na tym, żeby uniknąć nieprzewidzianych wydatków.
Przejdźmy zatem do tego, jak możesz generować oszczędności poprzez Twoje IT. Oto 6 obszarów, które Ci na to pozwolą.
Oszczędność 1 – Zapewnij ciągłość pracy swoim pracownikom
Zacznijmy od punktu pierwszego, czyli od tego, że czas Twoich pracowników kosztuje. Szczególnie, jeżeli zatrudniasz ekspertów i przykładowo wynagradzasz ich powyżej
rynku. Jeżeli Twój pracownik nie pracuje – w związku z problemami technicznymi, awarią komputera, poczty czy brakiem Internetu, to w każdej minucie jego nieefektywności, tracisz pieniądze. Twój pracownik w tym czasie nie realizuje swoich zadań, bo zwyczajnie nie jest w stanie, a więc nie generuje dla Twojej firmy wartości. I to bezpośrednio wiąże się z kwestią IT.
No bo zdarza się, że taki pracownik nie może pracować właśnie ze względu na jakiś niedziałający komputer, problem z Internetem, czy awarię systemu… W skrócie – nie może pracować, bo nie ma odpowiednich narzędzi IT do pracy. Odpowiedniego, stabilnego środowiska, które umożliwi mu pracę na najwyższych obrotach. Dla wielu osób nie ma nic bardziej frustrującego, niż zostać wybitym ze swojego skupienia właśnie przez zawieszające się programy. Albo przez utracenie ważnego progresu, pracując na przykład w dokumentach Google czy chmurowej wersji Worda. Bo przez chwilowy brak dostępu do Internetu, nie udało się go zapisać.
Sytuacja jest szczególnie istotna dla szybko rozwijających się firm. Bo jeżeli przez brak odpowiedniej infrastruktury IT i warunków, Twoi pracownicy wykonują swoją pracę dwa razy dłużej (bo na przykład tworzą projekty dla Twoich Klientów i muszą cały czas czekać na działanie specjalistycznego programu) to rosnąc, Twoja firma musi zatrudnić dwa razy więcej osób do realizacji projektów. Co oczywiście przekłada się na koszty.
Wydawaj na IT w sposób optymalny
Więc w jaki sposób wydawać mądrze na IT? Po pierwsze, zapewnić ciągłość pracy swoim pracownikom i dać im niezawodny, wydajny sprzęt, dzięki któremu po prostu będą mogli pracować bez żadnego przestoju. Dzięki temu będą mogli oni pracować szybciej, pracować w skupieniu i generalnie rzecz biorąc – być bardziej wydajni. Co ciekawe, oprócz tego, że nowoczesny sprzęt działa lepiej (wtedy kiedy działa) to dużo lepiej zorganizowana jest też kwestia tego, co się dzieje, kiedy powstaje awaria.
Bo w dzisiejszych czasach możesz także korzystać z czegoś, co nazywa się gwarancją on-site. Polega ona na tym, że ewentualna naprawa sprzętu w razie jego awarii, odbywa się w miejscu pracy użytkownika. Czyli jeśli coś się wydarzy, serwis od producenta przyjeżdża następnego dnia, wymienia sprzęt, wymienia wadliwą część albo podzespół i wtedy pracownik może wrócić do swoich obowiązków. Nie musisz takiego urządzenia wysyłać na serwis i czekać, jak to czasem bywa, dwa czy cztery tygodnie na jego odesłanie, bo naprawa dzieje się w Twojej firmie.
Podsumowując ten punkt jednym zdaniem – dobrze poukładane IT generuje oszczędności, dzięki temu, że Twoi pracownicy mają zapewnioną ciągłość pracy.
Oszczędność 2 – Wydawaj mniej na obsługę IT
Kolejna kwestia związana jest ze stabilnością środowiska informatycznego. Bo są w Twojej firmie obszary, które po prostu muszą działać. A jeżeli przestają działać, to musisz zapłacić komuś, kto sprawi, że znów będą działać. Im bardziej stabilne i niezawodne środowisko pracy stworzysz. Czyli im bardziej sprawne są komputery im lepiej są zabezpieczone przed różnymi atakami, im bardziej sprawny jest system i im mniej podatny jest na awarie, tym bardziej Twoje środowisko pracy jest stabilne. I tym mniej zgłoszeń wysyłasz do swojego informatyka czy firmy zajmującej się obsługą IT Twojego zespołu.
Czyli nie płacisz dodatkowo za obsługę IT lub nie musisz powiększać wewnętrznego zespołu. Bo cała sfera informatyczna działa bez zarzutów, działa niezawodnie i większe awarie raczej się nie zdarzają. Bo tak na dobrą sprawę, jeżeli środowisko jest wydajne, jeśli jest sprawne, to nie ma awarii praktycznie W OGÓLE. Natomiast… W przeciwnym wypadku – czyli jeżeli takich awarii pojawia się u Ciebie więcej, to niezależnie od tego czy posiadasz wewnętrzny dział lub pracownika dedykowanego od IT, czy pracujesz z firmą taką jak moja, zajmującą się profesjonalnym outsourcingiem IT, ktoś musi taką awarię zażegnać i zniwelować jej skutki.
Płać mniej bez utraty na efektywności
Im więcej takich zgłoszeń, tym więcej będzie to kosztować Twoją firmę. Po prostu. Bo ktoś musi przyjechać, naprawić, ponownie uruchomić system, komputer, całe środowisko i tak dalej. Więc jeśli myślisz o poszukiwaniu oszczędności w IT, to warto żeby Twoim celem było takie poukładanie całej infrastruktury informatycznej, aby po prostu była ona niezawodna i aby działała bez zarzutów.
Przy okazji tego punktu, posłużę się przykładem klienta, który regularnie zgłaszał nam problemy ze swoją pocztą mailową. Raz cała skrzynka została zasypana spamem. Raz nie synchronizowała się między urządzeniami. A innym razem po prostu z dnia na dzień przestawała działać. I pomimo naszych sugestii dotyczących zmiany, praktycznie nie było tygodnia, w którym nie trafiłby do nas ticket dotyczący funkcjonowania poczty. Ostatecznie, dopiero utracenie dużej ilości maili z ostatniego miesiąca przez błąd sprawiło, że klient zdecydował się zmigrować rozwiązanie pocztowe do stabilniejszego rozwiązania Microsoftu, co praktycznie na dobre rozwiązało problemy z działaniem poczty. A brak zgłoszeń – to brak dodatkowych, niepotrzebnych wydatków.
Dlatego myśląc o oszczędnościach na IT, powinniśmy pomyśleć, w jaki sposób zmniejszyć liczbę awarii i usterek informatycznych, tych naprawdę istotnych elementów w firmie, aby finalnie wydawać mniej na ich naprawę.
Oszczędność 3 – Wydawaj mniej na zakup i utrzymanie sprzętu
Kolejna kwestia jest związana z mądrą alokacją zasobów i ograniczeniem kosztów na zakup i utrzymanie sprzętu IT. Myślę, że najlepiej zobrazuje to kolejny przykład jednego z naszych Klientów. Mianowicie robiliśmy jako Global IT pełny audyt informatyczny w firmie, która posiadała 12 serwerów fizycznych. Czyli było to 12 oddzielnych urządzeń. Na każdym z tych serwerów było specjalnie kupione oprogramowanie. Każde z tych urządzeń pobierało bardzo dużo prądu. Każde musiało być podłączone do UPS-a, czyli zasilacza awaryjnego, i tak dalej.
Po naszej weryfikacji okazało się, że Klient posiada 12 serwerów z różnymi aplikacjami, z których wszystkie są obciążane na poziomie około 10 – 15%. Co to znaczy? Że pomimo tego, że pobierają prąd, są chłodzone, podłączone do UPS-a, i że trzeba kupić na nie licencję, firma wykorzystywała tylko mały fragment ich potencjału. Bo w praktyce, zamiast 12 urządzeń, firmie wystarczyłyby dwa… Czyli 10 mało energooszczędnych urządzeń pobierało prąd na darmo. Nie wspominając już o koszcie zakupu samych tych maszyn.
Przyjrzyj się systemowi IT i oszczędzaj
To jednak nie wszystko, bo na te 12 serwerów trzeba było również odnawiać gwarancję, co generuje kolejne koszty dla firmy. Po upływie standardowej gwarancji, co roku trzeba wykupywać przedłużenie gwarancji, co już było dosyć znacznym kosztem. Więc po dokładnym określeniu potrzeb tego Klienta związanych z zasobami i wykorzystaniem serwerów, wdrożyliśmy u niego rozwiązanie złożone z jedynie DWÓCH serwerów i macierzy. Mogliśmy wyłączyć 10 serwerów, a więc to z miejsca oznaczało mniejszy pobór prądu. Nie potrzebowaliśmy już tyle UPS-ów i paradoksalnie środowisko stało się bardziej wydajne, czyli pracownicy odczuli poprawę jakości pracy pomimo tego, że było mniej serwerów.
I to wszystko dzięki temu, że były one odpowiednio dobrane i odpowiednio skonfigurowane przez naszych inżynierów. Więc wyliczając – mamy dzięki temu mniej zużytego prądu, mniej potrzebnych licencji, mniej gwarancji do zakupu, a z drugiej strony wyższą wydajność i lepsze bezpieczeństwo.
To dobry przykład, który pokazuje, jakie oszczędności może zyskać firma, jeśli przyjrzy się swoim wydatkom na sprzęt IT i zacznie wydawać te pieniądze w sposób mądry i optymalny. A to tylko jeden z tego typu przykładów. Bo kiedy pracujemy z firmami jako zewnętrzny dział IT, większość współprac zaczynamy od audytu. I dysponując takim zespołem jak nasz, zazwyczaj okazuje się, że są pewne rozwiązania, które mogą sprawdzić się u danego Klienta lepiej.
Oszczędność 4 – Zmniejsz koszty organizacji
W punkcie czwartym na chwilę pozostawiamy tematy sprzętowe i przechodzimy do kosztów organizacji. Nikt nie chce mieć wysokich kosztów administracyjnych w swojej firmie, a niepoukładane IT takie koszty generuje. No bo z jednej strony mamy kwestie dotyczącą działu IT. Im większy jest taki dział, tym więcej powstaje w nim kosztów dotyczących zarządzania.
Na przykład, taki dział musi mieć swojego kierownika. Lub często ma kilka osób, które raportują bezpośrednio do właściciela firmy czy jednego z dyrektorów. Łatwo jest nie zauważyć, że wraz z upływem czasu, koszty dookoła tego działu rosną. A przedsiębiorcom ciężko jest ocenić, czy ten dział jest efektywny. Bo na przykład nie mają na tyle doświadczenia, żeby ocenić, czy osoby zatrudnione w nim działają efektywnie. I czy rzeczywiście potrzebnych jest więcej rąk do pracy. Poza tym ten dział potrafi generować dużo różnych kosztów, bo na przykład niewłaściwe zatrudnienie pracownika to kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Czy Twoją firmę stać na wewnętrzny dział IT?
A jeszcze gorzej jest jeżeli taka osoba, która nie ma odpowiednich kompetencji zostanie z nami na dłużej… No bo spójrz: jeśli masz w firmie zespół z niskimi kompetencjami, to niektóre zadania mówiąc kolokwialnie “wiszą”. Nie dość, że nie są realizowane, to jeszcze ktoś próbuje je robić przez X GODZIN. A Ty za te X godzin musisz zapłacić. A teraz spójrzmy na Klientów, którzy korzystają ze wsparcia doświadczonych inżynierów, serwisantów IT. Na przykład u nas, w Global IT, na bieżąco obsługujemy 3,5 tysiąca użytkowników. Przerobiliśmy już tyle case’ów, tyle różnych zgłoszeń i przypadków, że po prostu wiemy, z której strony zabrać się za rozwiązanie danego problemu. Trwa to krócej i kosztuje mniej.
No i kolejna kwestia: czy Twoją firmę w ogóle stać na utrzymywanie własnego działu IT? Czy masz czas na nadzorowanie tego działu? Rozdzielanie zadań? Dlatego dla wielu firm nieźle mogłaby sprawdzić się zewnętrzna obsługa IT. Przykładowo w Global IT działamy kompleksowo i wspieramy firmy i instytucje nie tylko jako technicy IT. Jesteśmy też helpdeskiem, administratorem serwerów, administratorem sieci, dbamy o bezpieczeństwo IT… W ramach obsługi dostajesz tak naprawdę wszelkie możliwe kompetencje informatyczne. Dodatkowo zabezpieczasz się przed błędną rekrutacją. Bo możemy wymienić osobę, która obsługuje Twoją firmę, na jakiegoś innego inżyniera z naszego zespołu. Bez żadnych kosztów. No i nie wspominając o tym, że nasi inżynierowie dbają o rozwój swoich kompetencji i ich aktualizacje. Inaczej nie byłoby nas w biznesie. Więc o takiej kwestii, jak szkolenia zespołu IT, też nie musisz myśleć.
Oczywiście nie ma nic złego w wewnętrznych działach IT! Dla części firm będzie to lepsze rozwiązanie – ale istotne jest, żeby nie zostawiać takiego działu do „samozarządzania”. Bo słyszeliśmy już masę historii, gdzie najprostsze aktywności zajmowały tygodnie. I to sporo kosztowało.
Oszczędność 5 – Koszty licencji
Obszar piąty, o którym warto powiedzieć, to oprogramowanie i koszty zakupu licencji. Zbyt duże koszty mogą powstawać tutaj z dwóch głównych powodów:
Po pierwsze, możliwe, że płacisz za ZBYT DUŻO licencji. I tak naprawdę nie wykorzystujesz tego, za co płacisz. A po drugie, licencje, które opłacasz mogą być zbyt szerokie – i na przykład nie wykorzystujesz funkcji, za które dodatkowo płacisz. Tutaj pomocne będą rozmowy z zespołem. Raz na pół roku warto spotkać się ze swoimi pracownikami i zapytać, czy ktoś korzystał z tego oprogramowania. Albo czy ktoś korzysta z rozszerzeń, za które płacisz. To tak naprawdę 30 minut pracy, które oszczędzają czasem kilka
tysięcy złotych.
To zupełnie tak jak z Netflixem. Nie oglądałeś nic od 6 miesięcy, a raz na miesiąc płacisz 50 czy 60 złotych. W skali na przykład 80 osobowej firmy, koszty takich comiesięcznych subskrypcji na oprogramowanie mogą osiągnąć naprawdę wysokie kwoty.
Oszczędność 6 – Usługi dodatkowe
Obszar szósty to usługi dodatkowe, za które płaci Twoja firma. I nikt tak naprawdę nie ma pojęcia na czym one polegają. Zdarza się, że ktoś w przeszłości zamówił jakąś usługę, albo podpisał jakąś umowę. I tak naprawdę nikt w firmie nie wie, co się na to składa. Jaki jest zakres takiej usługi i za co my właściwie płacimy?
Taka sytuacja miała miejsce ostatnio u nas w Global. Zgłosiła się do nas firma, która chciała zrealizować z nami duże wdrożenie informatyczne. Okazało się, że ten zespół korzystał z usług IT innej firmy zewnętrznej. Klient przekazał nam, że ta firma odpowiada u nich za utrzymanie infrastruktury informatycznej przez 24 godziny na dobę. Klient myślał, że płaci za wsparcie przez całą dobę. Tylko, że okazało się, że w rzeczywistości obsługa „24/7” wygląda zupełnie inaczej. I odkryliśmy, że firma nie odbiera telefonów od swoich klientów już w piątek po 17-tej. Klient płacił bardzo dużo pieniędzy za suport, którego nie miał. Po prostu nie miał.
My w Global możemy dla Klientów zweryfikować różne umowy z partnerami informatycznymi. Umowy, ale także stawki rynkowe, i sprawdzać “czy to jest stawka rynkowa? Czy jest ok?”. Czyli możemy trzymać rękę na pulsie. Kiedyś była również taka sytuacja, że weryfikowaliśmy dostawców internetu u klienta na jego lokalizacjach terenowych. I klient płacił bardzo wysokie rachunki za łącza satelitarne w tych lokalizacjach, które były… odpowiednie. Ale 10 lat temu… Bo wtedy, 10 lat temu, jeszcze nie była tak rozwinięta chociażby sieć komórkowa. Czy transmisja danych przez sieci komórkowe. Nie były tak rozwinięte różne radiolinie, technologie bezprzewodowe.
Więc co zrobiliśmy? Wypowiedzieliśmy umowę na łącza satelitarne, zamieniliśmy ich linie łączami alternatywnymi. Jeżeli w danej lokalizacji była możliwość radiolinii, to była to radiolinia. Jeżeli nie, to były to przeważnie łącza komórkowe. I to obniżyło koszty.
Od czego zacząć poszukiwanie oszczędności w firmowym IT?
Od czego zacząć przegląd swojego IT, żeby je odpowiednio zorganizować? I żeby dostrzec te obszary, w których można znaleźć oszczędności?
Pierwszym krokiem jest audyt, podczas którego sprawdzamy, czy rozwiązania informatyczne, które posiada Twoja firma, są odpowiednie. Jest to spojrzenie na informatykę Twojej firmy z góry. Z lotu ptaka. Czy jest ona wydajna, bezpieczna i mądrze zaplanowana?
Jeśli w Twojej firmie przydałby się kompleksowy przegląd IT i sprawdzenie, czy gdzieś nie kryją się oszczędności, skorzystaj z linku poniżej. Służy on do zamówienia bezpłatnej rozmowy z naszymi inżynierami z Global IT. Podczas krótkiej i niezobowiązującej rozmowy opowiemy Ci więcej o audycie IT. Po zapoznaniu się z Twoją firmą będziemy w stanie podpowiedzieć, co możesz zrobić, by oszczędzić bez utraty na wydajności czy bezpieczeństwie systemu.
