Outsourcing IT to nic innego, jak oddelegowanie obsługi informatycznej na zewnątrz – do firmy, która się w tym specjalizuje. Usługa jest kierowana do małych, średnich i dużych przedsiębiorstw bez względu na branżę. Specjaliści przejmują odpowiedzialność za dział IT w firmie: reagują na awarie, zajmują się utrzymaniem sprzętu i pomagają w rozwiązywaniu problemów zgłaszanych przez zespół. Jednak kiedy tak naprawdę warto skorzystać z outsourcingu IT? Jakie korzyści płyną z oddelegowania obsługi informatycznej na zewnątrz i jakie są alternatywy dla tego rozwiązania?
Outsourcing IT rozwiązuje problemy Twojej firmy
Współpraca z zewnętrznym dostawcą usług informatycznych pozwala firmom skoncentrować się na swojej podstawowej działalności, zamiast tracić cenny czas i zasoby na problemy techniczne. Jakie konkretne problemy rozwiązuje outsourcing IT?
W firmie nie ma działu IT
Pomimo zmagania się z wyzwaniami informatycznymi, takimi jak awarie sprzętu, problemy z działaniem oprogramowania czy potrzebą zabezpieczenia danych, nie każda firma posiada własny dział IT. Czasami ilość obowiązków związanych z obsługą informatyczną jest zbyt mała, aby zatrudniać do tego własnego specjalistę. Pomaga tu outsourcing IT, który potrafi być bardziej optymalny kosztowo, a zakres współpracy z zewnętrznym specjalistą można dopasować do potrzeb swojej firmy. Wsparcie IT może obejmować od kilku do kilkudziesięciu godzin w miesiącu, w zależności do bieżących wymagań organizacji. Jeśli zajdzie taka potrzeba, inżynier pojawi się bezpośrednio w siedzibie firmy, aby pomóc w rozwiązaniu problemu. Zespół ekspertów będzie także dostępny za pośrednictwem Helpdesk, niemal natychmiast reagując na zgłaszane awarie. Nie pozwól, by brak działu IT ograniczył rozwój Twojej firmy.
Dane firmowe nie są zabezpieczone
Problemem małych i średnich firm, zwłaszcza w okresie dynamicznego rozwoju, jest brak zabezpieczenia danych. W organizacji brakuje systemów szyfrowania, uwierzytelniania dwuskładnikowego, a nawet systemów kopii zapasowej. Poufne informacje są narażone na kradzież, a to z kolei grozi utratą reputacji oraz dotkliwymi karami finansowymi. Outsourcing IT minimalizuje to ryzyko. Specjaliści najpierw wykonują audyt IT, który pomaga wykryć obszary wymagające dodatkowego zabezpieczenia. Następnie wdrażają zalecane poprawki i w ten sposób chronią dane przed kradzieżą. Wszystko to w ramach wykupionego pakietu obsługi IT.
Outsourcing IT pomaga chronić się przed awariami i przestojami
Regularne awarie i przestoje również powinny być sygnałem, aby zaopiekować się systemem informatycznym firmy. Często są one wynikiem usterek przestarzałego sprzętu, który przestaje być tak wydajny, jak za czasów swojej świetności. Dodatkowym wyzwaniem jest sama infrastruktura IT, która nie jest przez nikogo monitorowana. Zdarza się, że przestojów można uniknąć, jednak przez brak kontroli się to nie udaje. Tu również pomaga zewnętrzna obsługa IT: przydzielony do firmy inżynier najpierw diagnozuje stan systemu, wprowadza niezbędne poprawki, a później monitoruje jego działanie.
Zespół korzysta z przestarzałego sprzętu i oprogramowania
Wiele firm zmaga się również z wyzwaniami, jakie wynikają z używania przestarzałego sprzętu oraz oprogramowania. Nawet drobne usterki komputerów i serwerów powodują przestoje, a te generują opóźnienia w realizacji projektów. Do tego trzeba doliczyć frustrację zespołu i poszukiwanie osoby, która zajmie się naprawą problemu. Dzięki obsłudze informatycznej przez zewnętrzną firmę, można całkowicie zapomnieć o wymianie sprzęt na nowy, czy odnawianiu licencji na oprogramowanie. Te obowiązki przejmuje specjalista IT, minimalizując ryzyko, że przestarzały sprzęt spowoduje niechciane przestoje.
Firma nie ma kopii zapasowej danych
W pewnym momencie wiele małych i średnich organizacji uświadamia sobie, że w przypadku utraty danych ich firma tak naprawdę nie będzie w stanie dalej funkcjonować. Organizacji brakuje systemu backupu, który pozwala przywrócić utracone informacje i zdecydowanie ograniczyć rozmiar ewentualnej awarii. Taki system może powstać właśnie dzięki korzystaniu z outsourcingu IT, w ramach którego zewnętrzna firma zajmie się przygotowaniem sprawnego mechanizmu tworzenia kopii zapasowej. Dane będą bardziej bezpieczne, a firma mniej narażona na dotkliwą w skutkach utratę danych.
Organizacja jest narażona na ataki hakerskie
Wielu przedsiębiorców sądzi, że do ochrony ich infrastruktury przed atakami hakerskimi wystarczy program antywirusowy. Nic bardziej mylnego. Antywirus chroni przed złośliwym oprogramowaniem, ale nie poradzi sobie z atakami phishingowymi i wieloma innymi, nowoczesnymi cyberzagrożeniami. Outsourcing IT rozwiązuje ten kłopot, bo odtąd odpowiedzialność za bezpieczeństwo cyfrowe firmy spoczywa na zewnętrznym specjaliście IT. To on monitoruje system, sprawdza jego zabezpieczenia i wdraża rozwiązania minimalizujące ryzyko ataku oraz jego ewentualnych skutków.
Firma nie wie, jak przygotować się na zmiany przepisów dotyczące IT i cyberbezpieczeństwa
Przedsiębiorstwa funkcjonują w dobie cyfrowej rewolucji, dlatego nikogo nie dziwi regularne pojawianie się nowych przepisów dotyczących cyberbezpieczeństwa. Niestety, nie wszystkie organizacje potrafią się na nie przygotować i samodzielnie sprostać wyzwaniom stawianym przez ustawodawców. To kolejny obszar, w którym obsługa informatyczna staje się niezbędna. Dzięki wsparciu specjalisty IT możliwe jest wdrożenie odpowiednich rozwiązań, które przygotują firmę na nowe przepisy i pozwolą jej uniknąć kar przewidzianych za niedostosowanie się do wymogów ustawodawcy.
Firmy mają kilka alternatyw
Przedsiębiorstwa mają oczywiście kilka innych możliwości, jeśli chodzi o zajęcie się obszarem IT w swojej firmie. Zamiast wybierać outsourcing IT, mogą zdecydować się na zatrudnienie wewnętrznego informatyka, samodzielne zarządzać działem IT lub pozostawić ten obszar bez stałej opieki. Opcje te mają swoje plusy i minusy. Zatrudnienie własnego informatyka sprawia, że specjalista IT zawsze znajduje się na miejscu i może szybko zareagować na awarie. Jednak firmie nie zawsze się to opłaca: pracownik ma zmienną liczbę obowiązków i czasem zwyczajnie nie ma co robić. Innym razem jest na tyle przeciążony, że nie jest w stanie obsłużyć każdego zgłoszenia IT. Oprócz tego przy zatrudnieniu własnego informatyka trzeba się liczyć z tym, że pójdzie on na urlop, a podczas jego nieobecności obszar IT pozostanie bez opieki.
Outsourcing IT może stanowić wsparcie dla informatyka lub działu IT.
Samodzielne zarządzanie działem IT to z pewnością oszczędność pieniędzy. Firma nie wydaje środków na zatrudnienie specjalisty IT, ani zewnętrznej firmy zajmującej się obszarem informatycznym. Jednak to rozwiązanie wymaga poświęcenia dodatkowego czasu przez właściciela firmy, który na bieżąco musi rozwiązywać problemy IT swojego zespołu. Regularne awarie zgłaszane przez pracowników odciągają od pracy, a czasem ich wymiar przekracza posiadane kompetencje i tak czy inaczej trzeba zwrócić się po pomoc do specjalisty IT.
Trzecia opcja to pozostawienie obszaru informatycznego bez opieki. O minusach tego rozwiązania nie trzeba za wiele dyskutować: brak zarządzania licencjami na oprogramowanie, brak osoby odpowiedzialnej za usuwanie usterek, brak kopii zapasowej i zabezpieczenia danych to prosty przepis na chaos w firmie.
Kiedy warto korzystać z outsourcingu IT?
O outsourcingu IT warto pomyśleć, gdy zdajesz sobie sprawę, że nie masz czasu samodzielnie zajmować się tym obszarem. Zatrudnienie kilku dodatkowych osób do Twojego zespołu jest wystarczające, aby ktoś wsparł Cię w problemach informatycznych. Specjalista pomoże m.in. przygotować stanowisko komputerowe dla zatrudnionej osoby i powie, co zrobić, gdy program na komputerze przestanie prawidłowo działać. Zewnętrzna obsługa IT przyda się także wtedy, gdy nie jesteś przekonany do zatrudnienia własnego informatyka lub gdy Twój pracownik nie do końca sprawdza się na swoim stanowisku. Specjaliści IT będą dostępni dla Ciebie od ręki, w takim wymiarze godzin, jaki jest Ci potrzebny, a ich wiedza pozwoli na rozwiązanie nawet najbardziej skomplikowanych problemów IT.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej, umów się na bezpłatne konsultacje. Opowiemy Ci o outsourcingu IT i przekonasz się, czy jest to usługa dla Twojej firmy.