PEKO Agencja Celna od ponad 30 lat oferuje profesjonalne wsparcie dla firm w zakresie usług celnych – od odprawy celnej aż po deklaracje Intrastat. To zespół 35 agentów celnych pracujący w oddziałach rozmieszczonych w 6 miastach Polski: Gdyni, Gdańsku, Tczewie, Iławie, Kwidzynie i Olsztynie.
7 lokalizacji
połączonych stabilną i bezpieczną siecią.
Ponad 4 lata
bezawaryjnego działania serwerów.
398 h wsparcia IT
od września 2021, w tym 370 h zdalnie.
Sytuacja wyjściowa
PEKO Agencja Celna zakończyła współpracę z dotychczasową firmą świadczącą usługi informatyczne, a zadaniem Global IT było przejąć ich obowiązki oraz opiekę nad infrastrukturą IT. Z uwagi na rosnące potrzeby biznesowe, firma zdecydowała się na modernizację swoich systemów, a więc oprogramowania i sprzętu, z nowym zespołem informatycznym. Celem PEKO Agencji Celnej było zwiększenie wydajności, bezpieczeństwa i niezawodności swoich systemów informatycznych.
Współpracę rozpoczęliśmy od audytu informatycznego, który pozwolił wskazać nam priorytety dla dalszej współpracy – oto niektóre z nich.
Jakie wyzwania pojawiły się w PEKO Agencja Celna?
Nieaktualna poczta e-mail
Jednym z wyzwań w PEKO Agencji Celnej była firmowa poczta e-mail. Dotychczasowa poczta znajdowała się na lokalnych serwerach, a program pocztowy, z którego korzystał zespół, przestał być wspierany przez producenta. Oznaczało to, że dłużej nie były tworzone dla niego aktualizacje zabezpieczeń, co mogło generować zbędne ryzyko.
Nieaktualna infrastruktura sieciowa
PEKO Agencja Celna posiada siedziby w 6 różnych miastach Polski. W firmie pojawiła się potrzeba modernizacji nieaktualnej sieci informatycznej. Połączenie pomiędzy oddziałami PEKO Agencji Celnej a główną siedzibą tworzyło ryzyko ataków hakerskich i ujawnienia danych, dlatego konieczne było stworzenie bezpiecznej i wydajnej sieci.
Niewystarczające zabezpieczenie przed utratą danych
PEKO Agencja Celna rok do roku obsługuje coraz większą liczbę klientów. W związku z tym, w firmie pojawiły się potrzeby związane z zabezpieczeniem wrażliwych danych. Priorytetem było wdrożenie systemu do tworzenia kopii zapasowej, który miał zabezpieczyć firmę na wypadek awarii IT i zmniejszyć ryzyko trwałej utraty danych.
Problemy z serwerami
Przestoje w dostępie do danych i systemów sprawiały, że firma nie mogła w pełni sprawnie pracować. W chwili rozpoczęcia współpracy z PEKO Agencja Celna zidentyfikowaliśmy problemy z serwerami, które wyłączały się i powodowały przerwy w działaniu systemu.
Dodatkowym wyzwaniem było nieoptymalne wykorzystanie sprzętu. PEKO Agencja Celna posiadała serwery, jednak bez pełnej wirtualizacji, pozwalającej, by zamiast jednego dużego komputera obsługującego różne zadania, mieć wiele mniejszych wirtualnych maszyn działających na jednym, fizycznym urządzeniu. Ustaliliśmy, że system IT mógłby być bardziej wydajny i bezpieczny, a firma mogła oszczędzić na zakupie i utrzymaniu sprzętu.
Brak narzędzi do zarządzania systemem IT i użytkownikami
W chwili nawiązania współpracy z PEKO Agencją Celną wiedza o systemie informatycznym firmy była w rękach zewnętrznego dostawcy. Wewnątrz organizacji była osoba odpowiedzialna za administrowanie obszarem IT, ale brakowało jej narzędzi do efektywnego zarządzania systemem i użytkownikami. Pojawiła się więc potrzeba wdrożenia narzędzia, które ułatwi to zadanie i pozwoli administratorowi łatwo zarządzać siecią złożoną z kilkudziesięciu użytkowników.
Rozwiązania
Migracja poczty do nowoczesnego rozwiązania
W ramach rozwiązania problemów z nieaktualną pocztą e-mail:
- zaproponowaliśmy przejście do usługi Exchange Online, czyli zaawansowanej, profesjonalnej poczty biznesowej,
- wiązało się to z migracją około 60 skrzynek pocztowych,
- obejmowało także instalację Microsoft Outlook na wszystkich stacjach roboczych.
PEKO Agencja Celna zyskała nowoczesną pocztę e-mail z zaawansowanymi funkcjami zabezpieczeń. Skrzynki pracowników są chronione przez filtry antyspamowe, które wykrywają również złośliwe oprogramowanie. Poczta zawiera funkcje chroniące przed utratą danych i archiwum zbiorcze, a dzięki wsparciu producenta, program pocztowy otrzymuje regularne uaktualnienia.
Migracja około 60 skrzynek pocztowych do Exchange Online.
Stworzenie wydajnego, bezpiecznego systemu łączności.
Wydajne serwery i praca bez przestojów
W celu rozwiązania problemów z wyłączającymi się serwerami i ich nieoptymalnym wykorzystaniem podjęliśmy konkretne działania:
- zmodernizowaliśmy infrastrukturę informatyczną, wdrażając nowe, bardziej wydajne i stabilne rozwiązanie serwerowe,
- przeprowadziliśmy wirtualizację serwerów, czyli wdrożyliśmy technologię, która umożliwia uruchomienie wielu niezależnych systemów operacyjnych na jednym fizycznym serwerze, co zwiększa efektywność wykorzystania zasobów sprzętowych i ułatwia zarządzanie nimi,
- to rozwiązanie poprawiło też stabilność całego systemu IT: odtąd awaria jednej maszyny wirtualnej nie wpływa na inne, przez co system pracuje bez przestojów,
- nieaktualne urządzenia zaadaptowaliśmy pod replikację, która polega na tworzeniu dodatkowej kopii danych. W ten sposób jeszcze lepiej zabezpieczyliśmy środowisko przed awarią sprzętową.
Dzięki tym działaniom w PEKO Agencji Celnej udało się stworzyć środowisko o tzw. wysokiej dostępności, w której system informatyczny niezależnie od sytuacji zapewnia działanie bez przerw. Od momentu przejęcia opieki nad infrastrukturą serwerową przez Global IT, urządzenia działają nieprzerwanie od ponad 4 lat.
Ponad 1500 dni bezawaryjnego działania serwerów.
Stabilne środowisko pracy o wysokiej dostępności.
Bezpieczna sieć łącząca oddziały z siedzibą główną
Podjęliśmy kilka kroków, które miały poprawić bezpieczeństwo sieci łączącej oddziały PEKO Agencji Celnej z siedzibą główną:
- w siedzibie głównej wdrożyliśmy router Fortigate UTM, czyli urządzenie tworzące wydajne, szyfrowane połączenie, chroniące styk sieci firmowej z Internetem,
- w każdym z oddziałów sukcesywnie wdrożyliśmy mniejszych rozmiarów routery, aby w najwyższym stopniu zabezpieczyć połączenia zdalne między oddziałami i przekazywane dane.
W efekcie tego działania każdy z pracowników PEKO Agencji Celnej ma możliwość połączenia się ze swojego komputera z centralną bazą danych – bez względu na to, w jakiej lokalizacji się znajduje. Modernizacja sieci umożliwiła również sprawne przejście z pracy stacjonarnej na zdalną. Wdrożenie zostało przeprowadzone jeszcze przed lockdownem, dzięki czemu zespół PEKO Agencji Celnej mógł rozpocząć pracę zdalną bez ani jednego dnia przestoju i obaw o bezpieczeństwo kluczowych informacji.
Stabilna i bezpieczna sieć pomiędzy 7 lokalizacjami PEKO Agencji Celnej.
Przejście na pracę zdalną bez ani jednego dnia przestoju.
Proste administrowanie siecią i użytkownikami
W celu ułatwienia zarządzania systemem i użytkownikami:
- znacząco poprawiliśmy implementację domeny Active Directory, czyli systemu, który w razie nagłej potrzeby umożliwia administratorowi zarządzanie wszystkimi firmowymi urządzeniami, bez angażowania pracownika,
- zintegrowaliśmy konta używane do logowania się na komputerze z kontami pocztowymi, aby ułatwić administratorowi zarządzanie,
- każdy użytkownik przy logowaniu musi korzystać z MFA, czyli uwierzytelniania dwuskładnikowego, które podnosi bezpieczeństwo,
- wdrożyliśmy też szyfrowanie dysków komputerów, które zabezpiecza urządzenia przed nieautoryzowanym dostępem i zwiększa bezpieczeństwo danych.
Istnienie domeny spowodowało, że komputery zyskały wspólne nazewnictwo, dzięki czemu administrator wie, który sprzęt należy do danego użytkownika. Ma on także możliwość zdalnego zarządzania urządzeniami, co ułatwia między innymi proces instalowania sprzętu, czy nadawania uprawnień użytkownikom. Domena pozwoliła też na centralne administrowanie oprogramowaniem, w tym między innymi na kontrolę nad aktualizacjami oraz możliwość wspólnej konfiguracji komputerów bez konieczności konfigurowania ich z osobna.
Dzięki naszym działaniom wewnętrznym administrator w PEKO Agencja Celna posiada nowoczesne narzędzia do zarządzania wszystkimi użytkownikami, co znacznie ułatwia jego pracę.
Proste administrowanie siecią złożoną z około 70 użytkowników.
Zabezpieczone dane i kopia zapasowa
Rozbudowana sieć informatyczna wymagała prawidłowego zabezpieczenia i ochrony przed utratą danych. W związku z tym:
- zainstalowaliśmy urządzenie do tworzenia kopii zapasowej,
- przeprowadziliśmy instalację oprogramowania do zarządzania backupem,
- wdrożyliśmy oprogramowanie do monitorowania środowiska serwerowego,
- wdrożyliśmy dodatkowe zabezpieczenia w postaci wewnętrznej kopii offline, która jest odseparowana od Internetu,
- przeprowadziliśmy konfigurację dysków w taki sposób, że uszkodzenie jednego z nich nie powoduje utraty danych.
W PEKO Agencja Celna wdrożyliśmy Backup Offsite, czyli system tworzenia kopii zapasowej poza siedzibą firmy. Dzięki temu organizacja zyskała dostęp do swoich danych nawet, jeśli pierwotny nośnik uległby fizycznej awarii – np. w efekcie pożaru lub zalania.
Backup Offsite to praktyka zgodna z regułą 3-2-1: przechowuj 3 kopie zapasowe, na co najmniej 2 nośnikach danych, przy czym 1 z nośników powinien znajdować się poza siedzibą firmy.
Wyniki współpracy
Dzięki współpracy PEKO Agencja Celna zyskała:
- nowoczesną pocztę e-mail z zaawansowanymi funkcjami zabezpieczeń,
- niższe ryzyko przestojów, stabilne środowisko pracy,
- bezawaryjną pracę serwerów sięgającą ponad 1500 dni,
- bezpieczną sieć łączącą oddziały z siedzibą główną firmy,
- system do prostego zarządzania użytkownikami przez administratora,
- zabezpieczenie przed utratą firmowych danych.
Łącznie 398 godz. wsparcia informatycznego od września 2021 – w tym 370 godz. zdalnie.
Helpdesk IT dostępny w godz. 7:00 – 17:00 przez 5 dni w tygodniu.
Co PEKO Agencja Celna mówi o nas?
„Działanie naszych serwerów bez żadnych przestojów przez ponad 4 lata udowodniło, że firma Global IT potrafi skutecznie modernizować i zarządzać infrastrukturą IT. Dzięki ich wsparciu udało się również znacznie poprawić bezpieczeństwo naszej sieci oraz efektywność zarządzania systemami, co pozwoliło na łatwe wdrożenie pracy zdalnej od czasów pandemii oraz nieprzerwane świadczenie usług dla naszych klientów.
Serdecznie polecam Global IT każdej organizacji poszukującej profesjonalnego, niezawodnego partnera IT, który potrafi sprostać wymagającym wyzwaniom i zapewnić najwyższy poziom obsługi.”
Izabella Kuczyńska
IT Manager
PEKO Agencja Celna