Przez ostatnią dekadę rozmawialiśmy z setkami właścicieli, dyrektorów i menedżerów firm. Kiedy pytaliśmy ich o funkcjonowanie działu IT, najczęściej pojawiającą się emocją była frustracja. Dlaczego? Bo mimo ogromnego postępu technologicznego, wielu z nich nadal rozwiązuje podstawowe problemy IT w firmie – od komunikacji z działem IT, przez niejasny podział obowiązków, aż po nagłe i kosztowne niespodzianki.
Poniższy artykuł powstał na podstawie odcinka „4 rzeczy, które irytują szefów firm w IT – i co z nimi zrobić?”. Kliknij w baner i obejrzyj materiał na Youtube:
4 najczęstsze problemy IT w firmie
I. Angażowanie właściciela w rozwiązywanie problemów IT
W wielu firmach panuje chaos w zgłaszaniu problemów technicznych. Kiedy coś przestaje działać – drukarka, internet, komputer – pracownicy odruchowo kierują się do właściciela.
Jeden z naszych klientów opowiadał, jak po wejściu do biura usłyszał: „Szefie, nie działa internet!”. Gdy zapytał, co powiedział informatyk, odpowiedź brzmiała: „Jeszcze go nie pytaliśmy, bo myśleliśmy, że pan będzie wiedział szybciej”.
Taka sytuacja pokazuje, że brak jasno określonej ścieżki zgłaszania problemów IT w firmie nie tylko dezorganizuje pracę, ale też odciąga kadrę zarządzającą od kluczowych zadań.
Rozwiązaniem jest czytelny system zgłoszeń – niezależnie, czy będzie to prosty adres e-mail, formularz online czy narzędzie typu Helpdesk. Każdy pracownik powinien wiedzieć, do kogo zgłosić problem i dlaczego właściciel nie jest pierwszą linią wsparcia IT.
II. Masz informatyka, ale nie zawsze masz wsparcie IT
Wielu przedsiębiorców zatrudnia informatyka z nadzieją, że to rozwiąże wszystkie problemy IT. A jednak – frustracja wraca, bo nadal to szefowie muszą zajmować się większością rzeczy.
Często wynika to z nieporozumień w zakresie obowiązków. Jeden z dyrektorów opowiedział, że zapytał pracownika, dlaczego nie zgłosił problemu informatykowi. Odpowiedź była prosta: „Myślałem, że ma ważniejsze rzeczy na głowie”.
Czasami problem nie tkwi w braku kompetencji, lecz w przeciążeniu. Dla wielu firm jeden informatyk to za mało, by zająć się wszystkim – od drukarki w księgowości po wdrożenie nowej sieci. Co więcej, każdy ma swoje specjalizacje. Nikt nie zna się na wszystkim i jest to w zupełności normalne.
Jak rozwiązać te problemy w IT firm?
Rozwiązań może być kilka. W idealnej sytuacji w firmie powinno być co najmniej dwóch specjalistów IT, by zapewnić zastępowalność, pokrycie urlopów i przerw. Dodatkowo, tacy specjaliści będą się wzajemnie uzupełniać – jeden skupi się na problemach sprzętowych, a drugi na oprogramowaniu czy sieci.
Możesz również postawić na model „hybrydowy” – zatrudnić informatyka na miejscu, ale korzystać z zewnętrznej obsługi IT, np. Helpdesku. Dzięki temu Twój informatyk nie będzie obciążony wszystkim, a zanim problem trafi do Ciebie, przejdzie przez kilka innych rąk. Również większe projekty – takie jak budowa serwerowni czy wdrożenie nowej sieci – będą mogły być obsługiwane przez specjalistów zewnętrznych.
Taki model obsługi IT pozwala uniknąć sytuacji, w której „wszystko ląduje na barkach właściciela”.
III. Brak jasnej komunikacji ze strony zespołu IT
Właściciele firm często otrzymują od działu IT informacje, których po prostu nie rozumieją. Słyszą o „braku redundancji w sieci LAN” czy „konieczności aktualizacji protokołów bezpieczeństwa”, ale nikt nie mówi im, co to właściwie oznacza dla ich firmy. W efekcie przedsiębiorca nie wie, czy ma się martwić, ile to będzie kosztować i jak bardzo wpłynie to na jego biznes.
Do tego dochodzi chaos informacyjny – zgłoszenie zostało przekazane jednej osobie, ta jest na urlopie, nikt inny nie zna kontekstu. Jak w takiej sytuacji poprawić komunikację w firmie? Można poprosić dział IT o przygotowywanie raportów technicznych dostosowanych do poziomu odbiorcy. W praktyce będą to dwie oddzielne wersje: dla zespołu IT i zarządu.
Oprócz tego warto wprowadzić narzędzie do zarządzania zgłoszeniami (np. system ticketowy). To zapewni przejrzystość: każde zgłoszenie będzie miało historię działań, co umożliwi szybką kontynuację pracy – niezależnie od dostępności konkretnego pracownika.
IV. Nieprzewidziane wydatki
Niewiele rzeczy irytuje bardziej niż nagłe, nieplanowane wydatki. A w IT niestety często się to zdarza: trzeba kupić licencje, serwer przestaje być wydajny, potrzebna jest modernizacja infrastruktury.
Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę, wszystko działa, aż nagle ktoś z zespołu IT przychodzi do Ciebie i mówi: „Kończy się wsparcie dla naszego oprogramowania, musimy je wymienić.” Pierwsza myśl? „Ok, ile to będzie kosztować?” A tu odpowiedź zwala Cię z nóg – okazuje się, że trzeba wydać 60 tysięcy. I do tego jeszcze kolejne 50 tysięcy na dodatkowe zakupy.
Jak tego uniknąć? Rozwiązaniem może być plan zarządzania IT, który uwzględnia prognozowane koszty na najbliższe miesiące i lata. Oprócz tego regularnie aktualizuj listę używanego sprzętu i oprogramowania – wraz z terminami końca wsparcia. Pamiętaj też, żeby zawsze pytać o alternatywy i drugą opinię – być może da się rozwiązać problem taniej lub etapowo.
Problemy IT w firmie – podsumowanie
Posiadanie działu informatycznego w firmie przynosi wiele dobrego – ale tylko wtedy, gdy działa on sprawnie i przewidywalnie. Niestety, wciąż zbyt często wywołuje frustrację i dezorientację. Dobra wiadomość jest taka, że każdy z omawianych problemów można rozwiązać – odpowiednią organizacją, narzędziami i podejściem.
Jeśli masz poczucie, że w Twojej firmie IT „mogłoby działać lepiej” – umów się na bezpłatną konsultację z naszym zespołem. Porozmawiamy, znajdziemy przyczyny problemów i pomożemy je rozwiązać.
