Poczta jest jednym z tych obszarów IT, który sprawia najwięcej trudności w firmach. Problemy z pocztą e-mail pojawiają się nagle i są frustrujące, a usterki wymagają natychmiastowej reakcji. Nic dziwnego. Firmy codziennie wysyłają dziesiątki maili i jeszcze więcej otrzymują. Z czasem skrzynka może być zapchana spamem, nie będzie miejsca na nowe wiadomości lub ktoś przypadkowo usunie ważny mail, którego nie da się odzyskać. Poniżej przedstawiamy 5 najczęstszych problemów z pocztą e-mail i podpowiadamy, jak sobie z nimi radzić.
Zobacz także: Polityka haseł dla firm – jakie elementy musi zawierać?
Problemy z pocztą e-mail – z czym mierzą się firmy?
1. SPAM
Spam to najczęstszy problem na firmowej skrzynce. Jeśli Twoja poczta jest zalewana niechcianymi wiadomościami lub Twoje maile trafiają do spamu, masz dwa główne rozwiązania. Po pierwsze: konfiguracja filtrów antyspamowych, która pozwala skutecznie ograniczyć ilość niechcianych wiadomości. I po drugie: zabezpieczenie domeny poprzez włączenie DKIM i DMARC. Są to techniczne zabezpieczenia, które potwierdzają, że Twoja domena nie jest używana do wysyłania fałszywych wiadomości. Do ich skonfigurowania będziesz potrzebować pomocy informatyka.
Dodatkowo warto sprawdzić, czy Twój adres e-mail nie wyciekł do sieci. Najłatwiej zrobić to na bezpłatnej stronie haveibeenpwned.com. Wystarczy wejść w witrynę, wpisać swój adres e-mail i sprawdzić, czy adres e-mail wziął udział w znanym wycieku danych. Jeśli tak, to już wiesz, skąd spamerzy mogą mieć do niego dostęp. Oprócz tego należy zgłaszać podejrzane wiadomości do administratora IT, aby zwiększyć bezpieczeństwo firmowej poczty.
2. Phishing
Na drugim miejscu jest phishing. Polega on na podszywaniu się pod osobę lub firmę w celu wyłudzenia poufnych danych, takich jak hasła, dane osobowe, czy numery kart kredytowych. Wiadomości e-mail często zalewają firmowe skrzynki, a najbardziej narażeni są nieświadomi pracownicy. Phishing bywa trudny do rozpoznania, dlatego ważne są odpowiednie mechanizmy ochrony.
Jeśli w firmie korzystasz z poczty Microsoft Exchange, to możesz ustawić specjale etykiety, które będą się wyświetlać przy wiadomościach pochodzących spoza Twojej organizacji. W takim wypadku nawet, jeżeli ktoś podszyje pod prezesa firmy, to pracownicy zobaczą przy mailu informację “Ta wiadomość pochodzi spoza organizacji”. W ten sposób będą wiedzieli, że jest to próba oszustwa.
To jednak nie wszystko. Walkę z phishingiem wspiera zaawansowana ochrona załączników, która skanuje i izoluje podejrzane pliki w chmurze. W ten sposób nawet, jeśli ktoś z Twojego zespołu kliknie w zainfekowany załącznik, system otworzy go w odseparowanej przestrzeni w chmurze. Jeśli uzna go za niebezpiecznego, to go zablokuje.
Równie istotne są szkolenia z cyberbezpieczeństwa i testy phishingowe, które zwiększają świadomość zespołu i zmniejszają ryzyko udanego ataku. Więcej informacji i przykłady testów phishingowych znajdziesz w zakładce case study na naszej stronie.
3. Brak kopii zapasowej
Często spotykamy się z tym, że firmy nie tworzą backupu swoich maili. W takim wypadku usunięcie ważnej wiadomości może oznaczać jej utratę na zawsze. Niektóre popularne rozwiązania pocztowe pozwalają odzyskać usunięte wiadomości tylko w ciągu 3 dni. Dlatego jeśli usuniesz ważną korespondencję w piątek, to w poniedziałek nie można jej już w żaden sposób przywrócić.
Co zrobić? Skorzystać z poczty biznesowej od Microsoft 365. Domyślny okres retencji usuniętych elementów wynosi 30 dni, a odzyskiwanie jest możliwe do 14 dni (można go dodatkowo wydłużyć do 30 dni). To daje duży zapas czasu na ewentualną interwencję. Jeśli potrzebujesz jeszcze dłuższego okresu czasu, to możesz skorzystać z narzędzi od takich firm, jak Arrow czy CodeTwo.
4. Zapchana skrzynka a problemy z pocztą e-mail
Kolejny problem to zapchana skrzynka. Zbyt duża liczba maili może zablokować skrzynkę i uniemożliwić odbiór nowych wiadomości. W tym wypadku rozwiązania są proste. Z jednej strony jest to zwiększenie pojemności skrzynki. Przykładowo, w Microsoft 365 zaczynasz od 50 GB pojemności, ale jeśli to dla Ciebie za mało, to możesz wejść na wyższy plan (np. do 100 GB). To spowoduje, że skrzynka się „odblokuje” i znowu będziesz mógł odbierać swoje wiadomości. Warto też stosować podstawowe zasady higieny pracy, czyli regularnie porządkować i usuwać niepotrzebne maile.
5. Brak synchronizacji maili – problem pracy na wielu urządzeniach
Być może spotkałeś się z tym, że po wysłaniu wiadomości z komputera, nie widzisz jej na swojej skrzynce w telefonie i odwrotnie. Jeśli zdarza Ci się pracować z różnych urządzeń, to pewnie wiesz, jakie to potrafi być męczące. Bardzo często powodem braku synchronizacji pomiędzy urządzeniami jest korzystanie z przestarzałych protokołów – np. POP3. Protokół POP3 pobiera wiadomości na jedno urządzenie i zazwyczaj usuwa je z serwera, co utrudnia synchronizację między komputerem i telefonem. Co z tym zrobić? Najlepiej zmienić protokół na inny, który synchronizuje maile na wszystkich urządzeniach. W tym wypadku potrzebne będzie wsparcie informatyka.
Problemy z pocztą e-mail – jak szybko je rozpoznać i zareagować?
Często problemy z pocztą e-mail można wykryć jeszcze zanim spowodują poważne komplikacje. Dlatego Twój administrator IT powinien regularnie sprawdzać logi serwera pocztowego, co pozwoli wychwycić błędy dostarczania wiadomości. Dodatkowo warto monitorować alerty dotyczące spamu i phishingu, aby reagować natychmiast. Konieczne jest także testowanie działania skrzynek po wprowadzeniu jakichś zmian w konfiguracji lub migracji. Dzięki tym prostym działaniom firma może szybko reagować na problemy i minimalizować ryzyko utraty ważnej korespondencji.
Złe nawyki pracowników mogą być źródłem problemów
Warto pamiętać, że problemy z pocztą e-mail nie zawsze wynikają z samej technologii. Często są skutkiem niewłaściwych nawyków użytkowników. Korzystanie ze słabych haseł lub jednego konta do wielu usług, usuwanie wiadomości bez archiwizacji lub kopi zapasowej i ignorowanie komunikatów ostrzegawczych dotyczących bezpieczeństwa to tylko niektóre błędy popełniane przez pracowników. W takim wypadku potrzebne są szkolenia, które uświadomią zespół, jak postępować prawidłowo. Zgłaszanie spamu, podawanie innego adresu e-mail w newsletterach i czujność wobec podejrzanych wiadomości to fundament w ochronie poczty firmowej.
Problemy z pocztą e-mail – podsumowanie
Problemy z pocztą e-mail to codzienność wielu firm, ale większość z nich można rozwiązać szybko i skutecznie. Odpowiednia konfiguracja, backup, szkolenia pracowników i nowoczesne narzędzia pocztowe sprawiają, że skrzynka działa niezawodnie.
Jeśli masz dość spamu, brak miejsca w skrzynce lub chcesz poprawić niezawodność poczty w firmie, umów się na bezpłatną konsultację IT. Profesjonalna analiza pokaże konkretne rozwiązania dopasowane do Twojej organizacji. Na konsultację zapiszesz się, klikając w poniższy link:
