Twoja firma prawdopodobnie wymienia miesięcznie tysiące maili z Klientami i Partnerami biznesowymi. Jednym z elementów każdej wiadomości jest stopka mailowa. Zarządzanie nią w małych organizacjach (6-7 osób) jest stosunkowo łatwym zadaniem. Problem pojawia się w większych firmach. Im więcej osób, tym większa szansa, że ktoś nie dostosuje wyglądu stopki do standardu.
W artykule przeczytasz o CodeTwo – narzędziu umożliwiającym łatwe zarządzanie stopkami mailowymi w całej organizacji. Dowiesz się, jak zaprojektować stopki i jak nimi zarządzać – nawet gdy nie jesteś specjalistą IT.
Artykuł powstał na podstawie odcinka z kanału „Niezawodne IT” – kliknij w poniższy baner, żeby obejrzeć film:
Zadbaj o profesjonalne stopki mailowe
Jeżeli wymieniasz z Klientami tysiąc maili miesięcznie, to masz tysiąc okazji, żeby pokazać się jako spójna i profesjonalna firma. Dodatkowo, możesz wykorzystać te okazje do pokazania im jakichś informacji, które mogą być dla Ciebie korzystne. Na przykład o promocji, czy wydarzeniu, które organizujecie w firmie. To wszystko można zrobić, używając narzędzia do centralnego zarządzania stopkami mailowymi – takiego jak CodeTwo.
Dzięki tej aplikacji możesz z jednego miejsca podmieniać wszystkim (lub tylko wybranym osobom) stopki mailowe. Jesteś w stanie dostosowywać ich treść, wygląd czy zawartość. Niezależnie od tego ilu masz pracowników i w jakim miejscu pracują, wszyscy możecie mieć spójne stopki mailowe, którymi zarządza się z jednego miejsca. Nie trzeba tego ustawiać ręcznie i na każdym komputerze oddzielnie.
Jak zacząć korzystać z CodeTwo?
Panel w CodeTwo wygląda przejrzyście i nie trzeba posiadać umiejętności informatycznych, żeby korzystać z tego narzędzia w pracy. Możesz w nim zaprojektować wygląd swojej stopki mailowej, ponieważ aplikacja posiada intuicyjny edytor graficzny i gotowe szablony. Możesz też modyfikować jej wygląd, dodając elementy, edytować logotypy, nazwiska, podpisy – co tylko chcesz.
Wybierasz też pracowników, do których ma być dopisana dana stopka. Zakładając, że masz pracowników w dwóch oddziałach firmy, to możesz ustawić w stopce oddzielne adresy biur dla każdego pracownika. W CodeTwo możesz ustawić także specjalną stopkę czasową, która będzie widoczna na przykład tylko w czasie akcji promocyjnej.
Dlaczego CodeTwo?
W Global IT Solutions rekomendujemy Klientom CodeTwo z kilku powodów. Jednym z nich jest proste zarządzanie stopkami mailowymi. Intuicyjna platforma sprawia, że to zadanie może być realizowane nie tylko przez specjalistę IT, ale też działy marketingu czy pracowników HR.
CodeTwo jest kompatybilne z najpopularniejszą platformą pocztową od Microsoft 365. Oznacza to, że firmy, które korzystają ze środowiska M365 nie muszą się martwić o problemy z integracją. Plusem jest również to, że taki software oszczędza czas potrzebny na zmianę stopki u każdego pracownika, ma też gotowe szablony stopek i nie ma potrzeby instalacji lokalnej.
Stopki mailowe – podsumowanie
W funkcjonowaniu całego biznesu, stopka mailowa to detal – ale taki, który może mieć znaczenie dla Twojego wizerunku. Dlatego jeśli chcesz w Twojej firmie w prosty sposób zarządzać stopkami, rozważ zastosowanie CodeTwo.
Zarządzanie stopkami mailowymi to tak naprawdę wierzchołek góry lodowej tego, w czym w IT wspieramy naszych Klientów. Jeśli myślisz o wdrożeniu podobnego narzędzia w Twojej firmie, zamów bezpłatną konsultację informatyczną, a my powiemy Ci jak mogłoby wyglądać takie wdrożenie u Ciebie.
