Coraz więcej małych i średnich firm decyduje się na przeniesienie swojej pracy do chmury. Wynika to nie tylko z potrzeby zwiększenia mobilności i bezpieczeństwa. To też chęć uporządkowania firmowej komunikacji oraz poprawy współpracy w zespole. Jednym z najpopularniejszych rozwiązań, które pozwala osiągnąć te cele, jest Microsoft 365. Zanim jednak firma rozpocznie korzystanie z tego środowiska, warto zrozumieć, jak przebiega wdrożenie Microsoft 365, jak się do niego przygotować i z jakich pakietów może korzystać przedsiębiorstwo?
Zobacz także: Microsoft 365 w firmie – dlaczego warto?
Co to jest Microsoft 365 i dlaczego firmy to wybierają?
Microsoft 365, dawniej znany jako Office 365, to zestaw usług chmurowych, które łączą narzędzia biurowe, komunikacje i zabezpieczenie danych. Dla średniej firmy jest to platforma, która porządkuje sposób pracy. Od poczty, przez przechowywanie dokumentów, aż po prowadzenie spotkań online. Kluczowa jest tu możliwość pracy z dowolnego miejsca oraz to, że wszyscy pracownicy mają dostęp do tych samych informacji. Znika problem z wieloma wersjami dokumentów i zapisywaniem plików lokalnie na komputerze.
Jednym z największych powodów, dla których firmy decydują się na Microsoft 365, jest bezpieczeństwo. Organizacje przechowują coraz więcej danych, które wymagają właściwej ochrony. Microsoft 365 oferuje zestaw narzędzi zapewniających bezpieczeństwo na poziomie korporacyjnym, ale dostępnych także dla małych i średnich firm.
Jakie pakiety Microsoft 365 są dostępne i czym się różnią?
Zanim rozpocznie się jakiekolwiek działania techniczne, firma musi wybrać pakiet, który najlepiej odpowiada jej potrzebom. Microsoft oferuje kilka wariantów: Business Basic, Business Standard i Business Premium. Różnice między nimi dotyczą przede wszystkim zawartych aplikacji oraz poziomu zabezpieczeń.
Business Basic to rozwiązanie dla firm, które pracują głównie w środowisku przeglądarkowym. Użytkownicy mają do dyspozycji pocztę Exchange Online, komunikator Teams, a także dyski OneDrive oraz SharePoint. Natomiast aplikacje biurowe, czyli Word, Excel i PowerPoint działają tylko w wersji webowej. Oznacza to, że nie są zainstalowane na komputerze i potrzebują dostępu do Internetu. To opcja dobra dla firm, które potrzebują narzędzi komunikacji i współpracy, ale niekoniecznie pełnych aplikacji desktopowych.
Microsoft 365 Business Standard i Business Premium
Business Standard rozszerza możliwości o klasyczne programy instalowane na komputerach. Dla większości firm jest to najbardziej uniwersalny pakiet, bo umożliwia wygodną pracę zarówno online, jak i offline.
Najbardziej zaawansowany wariant to Business Premium. Firma otrzymuje tu narzędzia z zakresu bezpieczeństwa i zarządzania urządzeniami. Pakiet obejmuje m.in. Microsoft Intune oraz zaawansowane mechanizmy ochrony antyphishingowej. Jest to szczególnie ważne w firmach, które chcą mieć pełną kontrolę nad firmowymi laptopami i telefonami.
Jak wygląda wdrożenie Microsoft 365 w praktyce?
Wdrożenie Microsoft 365 nie jest procesem jednorazowym, a raczej serią kilku etapów. Pierwszym krokiem zawsze jest analiza potrzeb. Trzeba określić, ilu użytkowników będzie korzystać z systemu, jakie narzędzia są obecnie używane, w jaki sposób działa poczta, a także gdzie przechowywane są pliki. To etap absolutnie kluczowy, bo pozwala uniknąć późniejszych niespodzianek i chaosu podczas migracji.
Kolejne etapy wdrożenia
Kolejnym krokiem jest przygotowanie środowiska, czyli konfiguracja domeny, podstawowych ustawień bezpieczeństwa oraz kont użytkowników. Dopiero po tych przygotowaniach można przejść do migracji danych. W przypadku średniej firmy czasem oznacza to przeniesienie kilku tysięcy maili, wieloletnich archiwów czy wielu gigabajtów dokumentów firmowych. Migracja jest najczęściej wykonywana etapami, tak aby pracownicy mogli pracować bez przerw.
Po zakończeniu migracji następuje konfiguracja bezpieczeństwa. Specjalista wprowadza logowanie wieloskładnikowe (dodatkowy etap logowania do konta w M365) i ustawia polityki dostępu do danych (określa uprawnienia poszczególnych użytkowników). Są to elementy, które realnie zwiększają bezpieczeństwo organizacji. W przypadku pakietu Premium dochodzi także zarządzanie urządzeniami – wdrożenie Intune, konfiguracja profili i zabezpieczeń na laptopach i telefonach.
Na końcu przeprowadza się testy i wprowadza niezbędne poprawki. To moment, w którym firma powinna zacząć korzystać z narzędzi w praktyce.
Czy wdrożenie Microsoft 365 obejmuje także szkolenie zespołu?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy wdrożenie Microsoft 365 oznacza także szkolenie zespołu? W dobrze przeprowadzonej implementacji zdecydowanie tak. Bez szkolenia pracowników nawet najlepiej skonfigurowane środowisko nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. W praktyce to właśnie brak wiedzy jest najczęstszą przyczyną frustracji i niskiej produktywności w pierwszych tygodniach po wdrożeniu Microsoft 365.
Szkolenia mogą obejmować zarówno obsługę Outlooka czy Teamsa, jak i sposób pracy z dokumentami w OneDrive i SharePoint. Coraz częściej prowadzone są także warsztaty dotyczące cyberbezpieczeństwa, ponieważ to użytkownicy, a nie system, są najczęstszym celem ataków phishingowych. W Global IT Solutions przeprowadzamy takie szkolenia, starając się przygotować pracowników do swobodnego korzystania z możliwości tego środowiska.
Jak przygotować firmę do wdrożenia?
Choć wdrożenie jest realizowane przez specjalistów, to firma również powinna się przygotować. Najważniejsze jest uporządkowanie danych. Warto ustalić, które dokumenty są aktualne, gdzie powinny trafić po migracji i kto powinien mieć do nich dostęp. Warto też zadbać o komunikację z zespołem. Pracownicy powinni wiedzieć, kiedy nastąpi migracja poczty czy zmiana sposobu logowania.
Drugim ważnym elementem jest określenie struktury organizacyjnej. Jeśli firma ma kilka działów lub lokalizacji, warto z góry ustalić, jak będzie wyglądać podział przestrzeni na SharePoincie czy struktura zespołów w Microsoft Teams. Potrzebne będą takie dostępy, bez których specjaliści nie przeprowadzą migracji danych.
Wdrożenie Microsoft 365 – dlaczego warto je wykonać w firmie?
Dobrze przeprowadzone wdrożenie Microsoft 365 może zmienić sposób działania firmy. Pracownicy pracują na tych samych dokumentach, mają łatwiejszą komunikację, a dane są chronione lepiej niż w tradycyjnych firmowych serwerach. Firma zyskuje mobilność, bezpieczeństwo i narzędzia, które wspierają zarówno codzienne zadania, jak i długofalowy rozwój.
Jeśli nie jesteś przekonany, że Microsoft 365 to rozwiązanie dla Ciebie, to umów się na bezpłatną konsultację w Global IT Solutions. Porozmawiaj z inżynierem IT o swoich wątpliwościach, ale nie tylko. Podczas konsultacji możemy przeprowadzić krótki pokaz możliwości M365. Wszystko po to, abyś mógł sprawdzić, czy jest to rozwiązanie dla Ciebie. Kliknij w poniższy link i dowiedz się więcej:
