Przedsiębiorcy coraz częściej zdają sobie sprawę z tego, że skuteczne zarządzanie infrastrukturą IT to nie tylko codzienne wyzwanie, ale i klucz do sukcesu. Stało się jasne, że technologia IT jest niezbędna w biznesie, a jej rozwój przyczynia się do wzrostu firm. Z tego powodu coraz bardziej powszechne staje się delegowanie obsługi związanej z IT do zewnętrznych firm, które kompleksowo się tym zajmują. Jakie usługi informatyczne są najczęściej wykorzystywane przez polskie firmy oraz czy warto korzystać z obsługi IT przez zewnętrznych dostawców?

Co świadczy o tym, że obszar IT w firmie wymaga wsparcia?

Wraz z rozwojem organizacji pojawia się coraz więcej problemów technicznych. Zespół nie ma ich do kogo zgłaszać, więc kieruje swoje uwagi bezpośrednio do przełożonego. Ten zamiast zajmować się swoimi obowiązkami, musi stać się pomocą techniczną dla swoich pracowników. Problemem okazuje się praca zdalna i praca grupowa na współdzielonych plikach. Brakuje zabezpieczeń poczty oraz osoby, która przygotowywałaby stanowiska komputerowe dla nowych pracowników.

Często zdarza się, że firmowe dane są przechowywane chaotycznie i bez większego zabezpieczenia. Nikt nie ma kontroli nad tym, kto faktycznie ma dostęp do poufnych informacji i w jaki sposób z nich korzysta. Zespół używa przestarzałego sprzętu i nie ma osoby odpowiedzialnej za jego konserwację. Tym bardziej nikt nie panuje nad tym, z jakich licencji na oprogramowanie korzysta firma i czy za nie nie przepłaca. To wszystko świadczy o tym, że organizacja potrzebuje wsparcia ze strony kogoś, kto pomoże zapanować nad chaosem w IT.

Jakie usługi informatyczne wykorzystują firmy?

Przedsiębiorcy korzystają z różnorodnych usług informatycznych, aby sprostać współczesnym wyzwaniom rynku. Najpopularniejsze z nich to:

  • Outsourcing IT, czyli oddelegowanie obowiązków związanych z IT do zewnętrznej firmy informatycznej. Specjaliści IT przejmują odpowiedzialność za całą sieć informatyczną firmy: zapewniają prawidłowe działanie systemów, reagują na zgłaszane awarie, dbają o sprzęt, oprogramowanie i sieć. W praktyce są więc dla firmy informatykami, tyle że niezatrudnionymi na etacie. Wsparcie informatyczne udzielane jest zdalnie i stacjonarnie, w zależności od charakteru zgłoszenia. Można więc liczyć na naprawdę szybką reakcję, która przywróci normalne działanie firmy i pozwoli na kontynuowanie pracy. Z tej usługi korzystają zarówno małe, jak i większe firmy, w tym także organizacje posiadające własne działy IT.

 

  • Audyt IT polega na kompleksowej analizie infrastruktury IT firmy. Inżynier sprawdza m.in. z jakich komputerów, serwerów i programów korzysta zespół, dokonując szczegółowego przeglądu stanu bieżącego. W ten sposób ustala rzeczywistą kondycję sfery IT w danej firmie. Podczas audytu specjalista bada cały system i wskazuje obszary wymagające poprawy oraz dodatkowego zabezpieczenia. Audyt IT jest świetnym wstępem do uporządkowania obszaru informatycznego firmy, bo na jego podstawie wiadomo, jakie zmiany należy wprowadzić, aby praca w firmie stała się bardziej wydajna i bezpieczna.

 

  • Backup danych, czyli sposób na zabezpieczenie plików i informacji przechowywanych w firmie, to jedna z najpopularniejszych usług, z jakich korzystają przedsiębiorcy. System kopii zapasowej zapobiega ewentualnej utracie danych w wyniku nieprzewidzianego zdarzenia. Dzięki backupowi specjaliści IT są w stanie odzyskać dane firmowe, które zostały utracone m.in. na skutek uszkodzenia serwera czy zgubienia służbowego laptopa. Backup zmniejsza także ryzyko trwałego utracenia danych po pożarze czy zalaniu pierwotnego miejsca ich przechowywania. Utworzenie systemu kopii zapasowej danych chroni przedsiębiorcę przed trwałą i nieodwracalną utratą plików oraz informacji, która potrafi być destrukcyjna dla biznesu.

 

  • Projekty wdrożeniowe IT obejmują szeroki zakres wsparcia. Zewnętrzni specjaliści IT mogą zająć się mniejszymi zleceniami, takimi jak migracja poczty czy konfiguracja rozwiązań do backupu, a także skomplikowanymi wdrożeniami serwerowymi, obejmującymi projektowanie, konfigurację i monitorowanie systemu. Projekty IT są prowadzone przez doświadczonego specjalistę, dlatego firma nie musi się o nic martwić. Odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie wdrożenia spoczywa na ekspercie IT, który raportuje swoje działania i sprawdza poprawne działanie systemu. Po stronie firmy świadczącej usługi informatyczne jest także dostarczenie niezbędnego sprzętu do wdrożenia, dlatego obsługa jest naprawdę kompleksowa i wygodna.

 

  • Konsultacje informatyczne są kolejną popularną usługą IT, z której korzystają firmy. Ekspert może przyjrzeć się systemowi informatycznemu danej firmy, a następnie odpowiedzieć na zadane pytania lub zaproponować konkretne rozwiązania usprawniające pracę. Z konsultacji można skorzystać w niemal każdej sytuacji: podczas wdrażania projektu IT i w codziennej pracy, nawet jeśli organizacja zatrudnia własnego informatyka. Zewnętrzny konsultant będzie dla niego merytorycznym wsparciem i zaproponuje świeże spojrzenie na określony problem.

 

  • Zakup sprzętu IT i oprogramowania dla firmy również może zostać zrealizowane w oparciu o firmę zewnętrzną. Specjalista w pierwszej kolejności przeanalizuje wielkość firmy, sprawdzi potrzeby zespołu, a następnie dobierze optymalne rozwiązania sprzętowe i softwareowe. Zajmie się zamówieniem urządzeń i oprogramowania, a także ich dostarczeniem. Na prośbę firmy może również przeprowadzić konfigurację i przygotowanie sprzętu do pracy. Dzięki wsparciu eksperta IT firma zyskuje pewność, że nie przepłaca za źle dobrane licencje na oprogramowanie, a zespół korzysta z wydajnego sprzętu.

Usługi informatyczne  – czy warto z nich korzystać zamiast zatrudniać własnego informatyka?

Coraz więcej przedsiębiorców zastanawia się nad sensem zatrudniania własnych specjalistów ds. IT, gdy na rynku dostępne są wysokiej jakości usługi informatyczne świadczone przez zewnętrzne firmy. Outsourcing IT pozwala przedsiębiorcom skoncentrować się na swojej głównej działalności, jednocześnie dając pewność, że obszar IT jest profesjonalnie zarządzany. Elastyczność, oszczędności kosztów i dostęp do najnowszych technologii to główne korzyści wynikające z korzystania z usług zewnętrznych dostawców.

Zatrudniając własnego informatyka musisz liczyć się ze zmienną ilością jego obowiązków. Raz będzie przytłoczony zleconymi zadaniami, innym razem nie będzie mieć nic do zrobienia. Pracownikowi należy się także urlop, więc podczas jego nieobecności obszar IT pozostaje bez opieki. Przewagą usług informatycznych jest tu elastyczność, bo liczbę godzin na obsługę IT można dopasować do aktualnych potrzeb firmy. Czasem będzie to kilka godzin w miesiącu, innym razem – kilkadziesiąt. Organizacja płaci tylko za ten zakres usług, z których korzysta. Może się wówczas okazać, że koszty obsługi informatycznej są znacznie niższe, niż zatrudnianie własnego informatyka. Co więcej, w przypadku outsourcingu IT do dyspozycji firmy jest cały zespół ekspertów z szerokimi kompetencjami, które niejednokrotnie przewyższają wiedzę pojedynczego specjalisty.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy świadczącej usługi IT?

Przy wyborze firmy świadczącej usługi IT, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii. Doświadczenie i kwalifikacje danego dostawcy to absolutna podstawa. Oprócz tego ważny będzie zakres oferowanych usług oraz referencje od innych klientów. Te ostatnie pozwolą się zorientować, jak dana firma poradziła sobie podczas innych projektów IT. Ważne jest również sprawdzenie, jakie zlecenia zrealizował dany dostawca, co pozwoli lepiej zorientować się w jego kompetencjach. Przed podjęciem decyzji warto również sprawdzić elastyczność danej firmy. Objawia się ona poprzez zdolność do dostosowywania proponowanych rozwiązań precyzyjnie pod potrzeby danego klienta.

Usługi informatyczne stanowią fundament nowoczesnej działalności biznesowej. Polskie firmy coraz częściej decydują się na outsourcing IT, korzystając z różnorodnych usług, które pomagają im efektywnie zarządzać infrastrukturą IT. Decyzja o skorzystaniu z usług zewnętrznego dostawcy powinna być jednak dobrze przemyślana, a wybór firmy musi uwzględniać zarówno doświadczenie, jak i elastyczność dostawcy. Dzięki odpowiedniemu uporządkowaniu obszaru IT, polskie firmy mogą skutecznie rozwijać swoją działalność w dynamicznym świecie technologii.